机关应用文写作（三）

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定严格的校对责任制。有些机关的文件印制部门，虽然有专职校对，但没有提出对校对工作的明确要求；没有设专职校对的一些中、下级机关，多数也没有制定这方面的规章，常常是“谁有空谁校对”。少数单位的一些打印文件甚至不校对就发放。

二是校对者的责任心不强，不是遂段、逐句、逐字地和原稿相对照，而是顺着校对稿浏览一遍，自以为通顺了就“放行“。特别是一些起草文件的同志本人校对时，以为文件是自己亲手起草的，不必象专职校对人员那样逐段逐句核对，更不愿找别人同自己一起唱校。因此，不仅底稿中原有的错误没有得到纠正，在印刷中出现的新问题，也因为马虎而没有发现、纠正。

三是不了解校对工作的基本要求，不掌握校对的基本技能。这种情况在一些基层单位是比较普遍的。

那么，搞好校对需要掌握哪些基本原则和技能呢?

一、校对必须以原稿为准。原稿是经过起草、修改、审定多种环节才定下来的，一般说差错是极少的。校对的主要任务是纠正印刷过程中出现的新的差错。而原稿中的差错，校对者是不能负责的。因此，校样和原稿对照时，把不符合原稿的地方纠正过来，就算完成了校对任务。从原则上讲，校对者无权修改原稿，如果对原稿任意删改，就超出了他的职责范围，是不允许的。这也是校对的一条纪律。但是在校对过程中，一些工作熟练，思想和文字水平都比较高的校对者，常常可以发现原稿中的毛病。遇到这种情况，应当怎样对待呢?属于技术性问题，比如明显的错别字和错误的标点符号，应当随手改过来，这不仅是允许的，而且是必要的。有的错别字如果自己一时拿不准，要查字典，然后报告起草者。属于不正确的思想观点或不符合实际的事例，校对者发现后，不应随便改动，而应及时转告文件的起草者或审定者，由他们决定是否改动。这不叫“越权”，而是对工作高度负责的表现。

二、要掌握校对的符号及用法。校对有一整套专用符号。由于过去使用的符号较乱，国家出版局专门发文，把校对符号加以标准化，制定了《中华人民共和国专业标准校对符号及其用法》，从一九八二年起试行，共有二十二类符号，见本书第69－72页。

这二十二类符号，同样适用于机关应用文的校对工作，必须严格遵循。如果用好了，即可提高工作效率，又可避免校对工作的差错。

3．不注意文件的整齐美观。对校样的字与字、行与行的距离不加过问，对过宽或过紧的距离不去纠正，文件印制后，给人很不舒适的感觉。机关应用文是比较严肃的文体，应当更加注重这方面的问题。

三、校对要尽可能纠正文件印制中各方面的技术性问题。除文件正文要认真校对外，还要注意：

1．标题的位置、字体的大小和排列是否适中、醒目、美观。目前许多文件的标题特别是小标题，或挤在一行，左右顶头，或并成两行和三行的“豆腐块”，都很不美观，一定要推敲一下如何排列为好。

2．文件的格式、编号，主、抄送单位和发文日期是否准确。如果这些方面出了差错，就会给文件的传递和保存、查阅带来许多麻烦，有的甚至造成政治事故，必须认真审核，校对。

3．用印和签字手续是否符合要求。有些基层单位发文该用印的往往不用，应签字的也不签字，这就失去了它的法定可靠性。有个别文件该用政府部门印的，却用了党组织的印，应主管负责人签字的，却让不符合签字条件的人代签。对这些问题，校对的同志都要注意，提请有关同志及时改正。一般情况下，校对完正文后，最好作一次全面的复查，然后付印。

当然，不同的部门，不同性质的文件，校对的程序有所不同。有些文件只要一校，有的则必须二校、三校。有的是专职校对负全责，校对后要签字才能付印；有的则是文件起草部门或起草者负责校对，有审定者签字即可付印，等等。不论哪一类程序，校对者都必须以高度的责任心对待这项工作，努力做到使文件尽可能不出差错。