机关应用文写作（三）

机关应用文写作（三）第3页

必须有针对性地加以论证。如果只提出问题，不分析不解决问题，或者论述没有说服力，没有解决问题的办法措施，读者就会对文稿的基本观点产生怀疑。这就需要站在更高的角度上，对表达主题的观点和材料进行深入开掘。要十分注意，这种深入开掘，是有根据的分析提高，而不是任意拔高。

二是观点要正确。就是说在基本理论上站得住，符合客观实际，没有片面性。思想观点是文稿的灵魂，观点站不住脚，整个文稿就失去了它存在的意义。因此要以极大的注意力反复推敲，自觉地设置对立面，务必做到持之有故，言之成理，立论有据，辩驳不倒。

(1)要注意文稿的基本观点，特别是表达主题思想的观点，是否符合马列主义的基本原则，有没有违背辩证唯物主义的地方，象工作报告、工作总结、调查报告一类，对其基本观点更要严格把关，切忌片面性、绝对化，强调了一面，否定了另一面。比如，在总结工作时，讲成绩，常常容易肯定一切，说得尽善尽美。在批评别人时，又常夸大其词，把人家说得一无是处，否定一切。提倡民主时，往往忽视集中，甚至否定了党的领导。强调自由时，又否定了纪律，否定了四项基本原则。当前，在有关经济体制改革的文件中，经常出现提倡搞活经济时，忽视宏观控制；论述某地场调节时，又全盘否定计划的必要性；不顾时间、地点、条件，一讲搞活就要求彻底放开；在强调思想政治工作时，往往说成精神万能；而讲物质鼓励时，又变成钱能通神，等等。特别是结论性观点，既要明确又要全面，要掌握好分寸，尽可能做到恰如其分。

(2)还要注意文稿的基本精神和各项措施，同党和国家的基本方针、政策、法令一致，同上级机关、平行机关、本部门的规定没有矛盾。如有违背党和国家的方针、政策、法令的必须改过来，否则和中央在政治上保持一致就是空话。至于和上级机关、平行机关、本部门的规定不一致，除专门否定或发展这些规定的文件外，也要使之一致起来，否则，会给工作造成矛盾，带来混乱。这方面特别要注意的是法规性文件。在现实生活中，两个规定互相打架的事是常常可以见到的。特别是不同部门之间，一要“放”，一要“收”，弄得有关方面无所适从。其原因，除了部门之间利害不一致外，就是文稿撰写者事先对情况了解不够，和有关单位没有通气、协调。违反法律甚至违反宪法的文件、告示也时有所见。比如，选举法规定，政府部门的某些负责人有的要人民代表大会或它的常委会批准，而我们有些单位，在有关干部的任免时，只写党内决定，而不写尚须人大常委会批准，甚至匆匆宣布，造成不良影响。《合同法》规定，违反国家利益或社会公共利益的经济合同无效。而不少经济合同的条款中出现只对合同双方有利，但却损害国家或集体利益的内容，如类似买卖或变相买卖属于国有的土地等。《刑法》第一百三十一条规定：“保护公民的人身权利、民主权利和其它权利，不受任何人、任何机关非法侵犯”。《合同法》规定：“订立经济合同，必须遵守国家的法律”。但有一份承包集体山林的合同，却写了“不准人畜进山，电枪打人概不负责”的条款，结果发生了电枪打死人的事件，承包山林者犯了过失伤害致人死亡罪，被判了徒刑。

(3)文稿本身的观点要始终如一，不能有自相矛盾的地方。如果一份文件本身的观点就很混乱，甚至“自打嘴巴”，印发后就根本无法执行，还会给工作造成混乱。这方面常见的情况是，两个矛盾的观点在同一份文稿中都被肯定；某个论点前面肯定，后面又被否定；要肯定的观点材料不充分，没有足以服人的例证和论述，而与此相对立的观点却写得十分生动具体，事实上压倒了正面的内容，客观上形成反宾为主的局面，造成了对该肯定观点的否定。还有证明观点的事例之间有矛盾，统计口径不一致，前面用工农业总产值，后面用社会总产值，前面讲全某地，后面又变成某个区等等。

有的文稿内容本身没有矛盾，但由于某些话或例证在当时的环境条件下，会产生副作用，也要注意改过来，否则主观意图和客观效果会背道而驰。比如，有的文件为了说明一九八五年上半年的大好经济形势，举了利用外资和技术引进的例子，说明半年使用外汇超过前六年的总和。这个事实没有出入，意图也是好的，但结果却给人造成外汇储备大幅度下降的印象。引起一些人不必要的顾虑。

三是材料要可靠。也就是说文稿的情节、事例是否符合实际。审查情节、事例是否真实，首先是看例证和情节的“来路”是否清楚，是撰写者亲自调查的?还是从别的文件上摘引的?如果是从文件资料抄来的，要看是正式文件还是一般资料。正式文件一般说来内容都是经过反复核定的，但一般资料则不能轻信，最好再核实一下。其次看情节、例证是否符合生活逻辑。经常出现的问题是：有的情节与时间不协调，比如，让六十年代的青年上山下乡时高喊“振兴中华”的口号，说五十年代某领导干部就强调发展第三产业等。有的是人物的行动与他的思想状况不一致。比如说某某地蔬菜供应紧张，一些个体户自动降价销售，鸡蛋供不应求时，农民自觉地为城某地居民着想，主动用卡车往城内送蛋等。笼统地把个体户和农民的觉悟说得那么高，显然是不符合实际的。再次是看人名、地名、单位名称是否确凿无疑，特别是文件中要肯定或否定的单位和个人，不仅要注意情节是否可靠，还要从总体上分析，肯定或否定这些单位是否妥当，要尽量避免知其一不知其二，只见局部不见全体的毛病。

在情节事例上修改的原则是，把那些基本可靠但不完善的情节事例加以调整补充，把凡是没有把握而又限于时间和条件难以核实的，宁可更换或删掉，也不要“凑合”，敷衍塞责。否则一旦成文，会造成不良后果。某些文件因事实有误或事例使用不当而打官司、扯皮的事时有所见，既影响了团结，也浪费了双方的时间、精力，给工作造成不应有的损失。

第四节机关应用文的审定

机关应用文经过认真修改，撰写者和有关方面已经大体满意，应当说写作的任务已经基本完成，但不能说文件已经最后形成。形成文件还有一个程序，就是审查定稿。文稿只有经有关领导审定签字同意后，才能付印、发送。这是保证文件质量的最后一关。这一关把得好，不仅可以进一步避免文件的差错，有时还是文件质量的一次再提高。

对审定者来说。如何才能把好这最后一关呢?首先应有对党对人民高度负责的精神，一丝不苟地加以审核，不放过任何细微末节，尽量努力做到万无一失。这对于领导同志来说，应当是不成问题的。但光有认真负责的态度还不行，还必须掌握审核的方法。机关应用文的审定，从内容上讲，主要是把好三关。

一是政治关。要再一次推敲文件中的思想观点是否符合马克思主义的基本原理，是否符合党的方针和基本政策。因为领导同志一般来说比作者站得更高，看得更全面、更深入，了解的情况也更多一些。应该从更高的角度上去发现问题，纠正偏颇。特别是对一些政治问题的提法，一定要和党中央保持一致，把一些不符合党的路线、方针、政策的观点和提法纠正过来。

二是事实关。对一些情节、事例要重新审核一次。凡是有疑问的，都要请作者核对，绝不能马虎，过分相信自己的部下。要特别注意表扬或批评某个单位、某个人的内容，凡有含糊之处，能核实就核实，不能核实就删去。

三是文字关。审核者主要是在文字的准确上下功夫。有些文字上的偏颇，往往是思想上的毛病。审核者审查文字主要不是从语言、逻辑等技术上着眼，而是从思想政治上着眼。当然有一定文字能力的同志，也可以随手把语言文字技术上的毛病改过来。

从方法上讲，一是要认真阅读思考全文。有的审核者对文章的起草、修改一目了然，甚至参与了讨论修改，对文稿的内容比较清楚。有的领导同志没有经历这个过程，审核时，常常遇到对某些内容不理解、吃不透的情况，这就需要先把文稿多看几遍，把内容吃透而后定稿。在实际工作中，有的领导同志因为事情较多，工作较忙，又要在有限的时间内完成审稿的任务，因此，常常对全文还未融汇贯通，就边看边改。有的内容，本来后面已经写了，由于看得不仔细，又在前面加上一段，结果是劳而无功，看到后边还得把前面增加的内容删去。

二是遇到和自己观点不太一致的地方，要冷静思考。要把原稿的观点和自己的想法反复对比，看看是原稿的毛病还是自己的偏见，不要一见不同观点就火冒三丈，提笔去改，这样往往容易把正确的观点改错。一般来说领导同志水平应当高些看问题可能深刻些，但并不能说领导一定比文稿的作者强，更不能说各方面都强。特别是经过多次讨论、反复修改的稿子，其中的观点都是认真推敲的，如果自己不同意，可以和作者探讨。但这种探讨应该是平等的，交换意见式的，而不是把自己的观点强加于人。

三是对于改动的地方，最好再返回去征求作者的意见，让他们再审查一下，看看改得是否妥当。因为作者对文稿是经过深思熟虑的，改得对的地方作者也许可以从中受到启发，在文字或内容上作进一步的加工，使之更加完善。如果改得不大妥当，作者还可返回来商洽，避免改错。这样做不仅是对作者的再提高，也是对作者的尊重，使领导与被领导之间关系更融洽，下级对上级也更信赖。

审定文稿还有一个任务，就是在审定之后，要思考一下:这个文件发出后，效果如何?时机成熟不成熟?会不会产生副作用?如果时机不成熟，就应该放一放，等待条件成熟再签发。如果会产生副作用，就要考虑文件的重新修改。如果副作用是不可避免的，应考虑文件发出后采取什么相应措施加以弥补或消除。作为一个领导者，这些问题都要经过周密思考，才能避免失误。

第五节机关应用文的校对

校对是保证文件不出差错的重要环节之一。在高、中级机关，特别是党政领导机关，机关应用文形成过程中的校对环节是十分重要的。多数单位在印制部门设有专职校对人员，有严格的校对制度。比如对一般文件必须做到“一校一读”，即先由两人对照原稿唱校一遍，然后再由一人细读一次。有些重要文件则规定“两校一读”，甚至“两校两读”。但不少基层单位和相当一部分大、中型企业则往往忽视这个环节，错字别字、错误标点、甚至丢行掉句、段落倒错的文件，时有所见。究其原因，除了文件起草、定稿者的疏忽外，就校对来说，主要有三个问题：

一是制度不完善，没有制