行政公文的写作要求

行政公文的写作要求第5页

受文者在执行、办理中不出现偏差或错误。

2.注意通知与通告的区别

(1)从使用范围看,“通知”适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员等；而“通告”则适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

(2)从受文对象看,通知的对象一般是机关或单位；通告的对象一般是社会公众。

(3)从行文要求看,通知的事项一般需要办理和贯彻执行；而通告的事项只需遵守和知晓即可。

（三十）通报的用途、特点

通报适用于表彰先进、批评错误、传递重要精神或者情况。

通报也为知照类公文，其主要作用在于学习他人经验，推动工作；吸取他人教训，防止类似问题的发生；了解有关情况，促进各方面工作的顺利开展。通报的写作要有代表性、针对性，使人们从中受到启发和教益。

通报的特点：

1.真实性

情况真实是通报的生命。通报所表扬或批评的情况，要求准确无误，不允许有任何虚假成分。其次，通报的真实还必须有典型性，反映的材料能代表事物的本质特点。

2.及时性

通报具有指导现实工作的作用，因此在时间上要求对所发生的典型事件要作出及时迅速反映。

（三十一）通报的种类

按照内容和用途的不同，可以把通报分为三类：

1.表彰性通报

表彰性通报是指对先进典型、好人好事进行表彰，对先进经验加以肯定、推广，以激励人们学习先进，吸取经验，进一步做好工作。

2.批评性通报

批评性通报是批评错误，使人们吸取经验教训，引以为戒，防止类似错误发生的通报。批评性通报有的是对典型错误的批评处理，有的是对重大事故或事件的批评处理。

3.情况通报

情况通报是向有关部门人员传达重要情况，发布重要信息，使人们掌握情况，明确问题和工作意图，以指导今后的工作。

（三十二）通报的写作

1.标题

通报的标题大致有四种情况：

(1)发文机关、事由、文种组成。

(2)事由和文种构成。

(3)发文机关和文种组成。

(4)只写“通报”二字。

2.正文

通报的正文一般包括如下三个方面的内容：

（1）主要事实。包括事实发生的时间、地点、涉及的单位与人员、大致过程、主要情节、结果和影响等。叙述事实的基本情况要真实、准确、扼要。要处理好详略关系，对涉及事实本质，对反映通报意图直接有关的过程、情节等，应该详写，其它可以略写。要让人们从叙述中既可很快掌握事实梗概，又能较快悟出其中的经验教训。

（2）分析事实所包含的意义。表彰性通报，需要分析先进事迹的意义和主要人物的可贵精神，主要经验和值得发扬与学习点，号召大家向先进学习的具体要求等。批评性通报，应分析产生问题的主客观原因、主要教训，以及指出防止和杜绝今后发生类似事件的措施等。情况通报要围绕某个问题，列举各个方面的情况，每种情况又分别以典型材料加以说明。

（3）结尾。通报如何结尾，这要根据通报的性质而定。多数情况通报不另加结尾部分，主体写完就结束全文。有的批评性通报，习惯以“希望引起大家的注意”、“特此通报”等词语结束全文。

3.通报的署名和成文时期

在通报正文的右下方署以发文机关的名称，署名下边写成文的年、月、日。

（三十三）通报的写作要求

1.事实必须可靠。无论哪种通报的事实。都要准确无误，哪怕是一些细节问题也要认真核实材料的真伪。通报切忌无中生有，推理想象；或任意夸大或缩小事实。

2.用词语造句必须严谨。通报对先进事迹的表彰，对错误行为的处理，以及对情况的分析和判断，都涉及到人和事的定性问题。因此，用词造句必须慎重严谨，讲究分寸。不能说过头话，不能称善过其美、言恶过其极，失去通报应有的作用。

3.注意通报与通知的区别。通报和通知都是具有沟通情况，交流信息作用的告知性公文，二者区别在于：（1）目的不同。通知的目的是发布、转发和批转文件、安排部署工作；是要求有关单位或个人必须按照通知的事项要求去做，具有一定强制性。而通报的目的则是表彰先进，批评错误，传达重要情况，树立典型，学习经验，吸取教训，改进工作。（2）对象不同。通报是对所属人员进行普遍教育的工具，没有特定的对象。通知部署的任务和事项极为明确，具有特定的对象。（3）时间不同。从制文时间来看，通知是在事前发文；通报则是事后发文。即事前通知，事后通报。

（三十四）函的用途、特点

函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

函的特点：

1.使用范围的广泛性

函广泛用于公务活动的各个领域与各个不同级别的机关、社会团体、企事业单位。

2.行文的灵活性

函一般不受行文关系的约束，只要公务活动需要，就可以向平行机关和不相隶属机关发出，也可以向上级机关或下级机关发出。此外，函的篇幅短小，轻捷简便，写法也灵活。

（三十五）函的种类

函按其内容性质可分为四种：

1.商洽函

商洽函是平行机关、不相隶属机关之间商洽工作、联系有关事宜时所使用的。

2.问答函

问答函是机关单位之间用来相互询问和答复问题的函。

3.请批函

请批函是向有关主管部门请求批准的函。这种函多是向业务主管部门或归口管理部门请求批准事项。

4.批答函

批答函是主管部门或经授权的部门以函的形式对有关单位请求审批的事项进行答复，既可用于批准同意的答复，也可用于不同意批准的答复。

（三十六）函的一般写法

函一般由标题、主送机关，正文、落款等部分组成。下面主要介绍函的标题和正文的写法。

1.标题

函的标题有三种结构形式：

(1)发文机关名称、事由、文种组成。

(2)事由和文种组成。

(3)发文机关名称和文种组成。这种情形较少。

2.正文

函的正文是函的主体部分，一般包括缘由、事项和结束语等内容。写缘由要开门见山，简明扼要，高度概括；事项要写得具体、明白、条理清楚。如属于答复函，要注意答复的针对性和明确性。函的结尾另起一段写上习惯用语“敬请函复”、“特此函告”、“为盼”、“为感”、“为荷”等。有的函可以不用结束语。

（三十七）函的写作要求

1.内容简洁扼要，直截了当、语言通俗易懂。

2.询问、商洽性的去函，语气要恳切，讲究礼貌。复函要针对对方提出的问题，及时具体明确地答复，便于对方处理。

3.函要做到一文一事。

（三十八）公告的用途、特点

公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。公告通常是国家向国内外宣布某些重大事项时才使用，一般单位不宜用公告行文。新华社、司法机关、以及一些政府机关有时可根据授权使用公告。

公告的特点：

1.法规性

公告以国家宪法、法律和法规为依据，并且紧密结合具体情况而制定，具有法定权威和行政约束力。

2.庄重性

发布公告的单位是国家领导机关、地方行政机关，公告的内容是国内外关注的大事，是公开郑重的宣布，因此内容、形式、行文语言都要求庄重、慎重。

（三十九）公告的种类

公告，从行文的内容和作用来划分，可以分为重要事项性公告和法定事项的公告。

1.重要事项的公告

重要事项的公告是用来宣布有关国家的政治、经济、军事、科技、教育、人事、外交等方面需要告知全民的重要事项。包括：代表资格审查公告；国家主要领导人健康状况的公告；罢免代表资格或撤销人大常委会组成人员职务的公告等。

2.法定事项的公告

法定事项的公告是依照法律和法规的规定，一些重要事情和主要环节必须以公告的方式向全民公布。包括：公布重要法律的公告；关于重要制度的变更的公告等。

（四十）公告的一般写法

公告写作比较简单，在结构上一般包括标题、正文和发文机关名称、日期等部分。

1.标题

公告的标题一般有三种形式

(1)发文机关名称、事由、文种组成。

(2)发文机关名称、文种组成。

(3)只标示文种。

2.正文

公告的正文，一般由三个部分构成：依据部分，写明发布公告事项的根据；事项部分，即发布公告事件的内容；结语部分，常用“现予公告”、“特此公告”等语作结。

（四十一）公告的写作要求

1.要直陈其事，一事一告，内容就实避虚；语言要严肃庄重，不发议论，不加说明。

2.一般的单位不能随意滥用公告。

（四十二）通告的用途、特点

通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。它是一文种在公务和业务管理中应用范围广泛、使用频率较高的具有知照性和一定约束力的普发性下行公文。

通告的特点：

1.内容的广泛性

通告的内容可涉及国家的法令、政策、也可以用来公布社会生活中的一些具体事务，如更换自行车牌照等。

2.范围的局限性

通告只能在一定范围内公布，让一定范围内的人民群众遵守和周知的事项。

（四十三）通告的种类

通告，按其作用的不同，可分为事项性通告、法规性通告二种。

1.事项性通告，是国家机关、社会团体或企事业单位为使某项涉及群众的事项迅速得以周知而发布的公文，包括告知性通告、限期办理性通告和就某一事项发出指示、政策的通告。

2.法规性通告，是国家的各级权力机关、人民政府和人民法院、人民检察院等机关以通告的形式直接发布的具有普遍约束力的法律、法规文件，要求所辖地域的人们必须认真执行，不得违背。

（四十四）通告的一般写法

1.标题

通告的标题由发文机关名称、事由、文种三部分组成；有的某某去事由；内容简单或难以概括标题的，只写“通告”二字。

2.正文

通告的正文一般由三部分内容构成。首先写清楚发布通告的目的和法律的依据。接着以“特此通告如下”作为过渡语，转入第二部分内容即通告的具体事项。第二部分一般采用分条列项的方法写出（通告事项单一的可例外）。最后单列一段提出希望和要求，或说明实施期限和告知有效范围。

结语，一般采用“此告”、“特此通告”等语。

（四十五）通告的写作要求

1.语言通俗易懂,准确明白

为便于受文对象的认读、理解、记忆和遵循，通告在语言表述上既要注意适应广大群众的普遍水平，做到通俗易懂,又要注意结合专门事项的要求恰当使用专业术语，使表达准确、明白。

2.注意通告与公告的主要区别

通告、公告都是知照性公文，都具有很强的知照作用。但同时它们在许多方面具有严格的区别，不可混用。

(1)重要程度不同。公告用来宣布国内外关注的重大事件；通告多用于宣布一般性的事项。

(2)受文对象不同。公告范围很广，向国内外宣布，全国公民乃至全世界周知；而通告则是就某一部分的某项问题发布的，它只适用于某一限定范围内。

(3)发布权限不同。