行政公文的写作要求

行政公文的写作要求第3页

文字号，如命令中的发布令的发文字号就只标注顺序号“第χχ号”，没有机关代字、年号。命令的发布令“第χχ号”表示发令机关或发令人的任职开始编列的流水号，到任职期满为止，下任再从头编号。这是命令的发文字号与其他公文不同的地方。

3.正文

命令的作用不同，正文的写法亦不同：

（1）发布令，即用以发布各种法规或规章的命令，其正文须说明所发布法律法规的名称、通过或批准的机关或会议，通过或批准的时间及施行时间。

（2）行政令，即规定重大行政措施的命令，其正文包括两部分，一是说明发布命令的缘由，要做到理由充足，以达到令人信服的目的；二是写出命令具体内容，写明强制性行政措施及执行机关，要做到条目清晰，层次分明，便于执行。

（3）嘉奖令的正文一般包括三个方面的内容，一是嘉奖缘由，简要叙述被嘉奖者的主要事迹，并做出中肯的评价；二是嘉奖事项，写出嘉奖的具体内容，通常为授予的称号、记功的登记和次数及其他形式的奖励决定；三是发出号召，即号召广大人民群众向英雄人物学习，做好本职工作。

4.落款

落款处签署发布命令机关领导人的职务名称和姓名。

5.发令日期

命令的最后是注明发令日期。有的发令日期也可在标题下面注明。

（十）意见的用途、特点

意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。

意见这一文种是新增加的。1996年中共中央办公厅印发的《中国共产党机关公文处理条例》已正式列入这个文种，在新形势下党的机关与行政机关联合发文中“意见”的使用频率比较高，因此，新颁布的《国家行政机关公文处理办法》增加了这一文种。“意见”不同于一般含义的意见，它是党和政府颁布方针政策的一种形式。“意见”的适用范围较宽，就其主体而言，可以适用于党政各级领导机关，就其内容而言，涉及党和政府以及企事业单位的方方面面。

意见的特点：

1.内容的针对性

意见的制发往往是针对工作中急需解决的问题或必须克服的倾向，因此它提出问题及时，分析问题结合实际，提出见解、办法针对性强，目的明确。

2.形式的灵活性

意见既可独立行文，也可与其它文种搭配行文。此外，意见既可以用于上行文、也可以用于下行文和平行文。作为上行文，用于下级机关向上级机关上报建议性意见，由上级机关作出处理或给予答复。作为下行文，用于上级机关向下级机关下发指导性意见，文中贯彻执行有明确要求的，下级机关应当遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。作为平行文，提出的意见供对方参考。它的行文方向比较灵活。

（十一）意见的种类

1.指示性意见

指示性意见是上级领导机关就某一问题或某项工作阐述、说明指导思想，提出原则要求的意见。

2.计划性意见

计划性意见是上级机关或业务主管部门就某项工作活动作出部署、安排，要求有关单位贯彻执行的意见。其内容具备计划的基本要素，但和一般计划相比，它对工作的指导思想和基本原则和方法、措施、步骤等阐述得较为具体、明确，对任务、目标的阐述侧重于宏观的定性分析而较少提出具体的量化指标。

3.建议性意见

建议性意见是下级机关或业务管理部门就解决有关问题或推动、改进某项工作向上级机关献计献策，提出自己设想、看法和建议的意见。

（十二）意见的一般写法

意见一般由标题、主送机关、正文、落款四部分组成。

1.标题

意见的标题有二种构成形式：

(1)发文机关、发文事由和文种组成。

(2)发文事由和文种组成。

2.主送机关

上行文的意见一般有主送机关，下行文的意见，执行意图比较明确、针对性较强的、要写主送机关；涉及面较广的可以不写主送机关。

3.正文

正文一般为前言、主体、结尾三部分。

前言部分一般交代提出意见的依据、目的、情况、意义等，回答“为什么提意见”。前言部分常用习惯用语“为……现（特）提出如下意见”过渡到下文。主体部分是核心内容，主要是对重要问题提出建议、主张及处理办法等。一般采用分条列项的写法。这部分既要讲道理、明政策、通法律，又要可实施、能操作、便督查。结尾部分，提出希望或要求。如果主体部分说清楚了，也可不写结尾。

4.落款

落款，即标明发文机关和成文时间。由于意见带有较强的规范性，有的意见还将发文机关和成文时间置于标题之下。

（十三）意见的写作要求

1.掌握好表述的分寸

意见的行文方向具有多向性,对不同行文方向的意见,要掌握好文字表述时的分寸。作为上行文意见,应按请示性公文的程序和要求办理。作为平行文的意见,提出的意见可供对方参考。作为下行文的意见,文中对贯彻执行有明确要求的,下级机关应遵照执行；无明确要求的,下级机关可参照执行。总之,意见是供别人执行或参照的,而行文对象不相同,表述和措词一定要注意把握准确。

2.文种选用要审慎

意见的性质和功能介于建议性报告、请示、指示性通知之间,其间的严格区别还有待深入研究,所以在使用意见这一文种时,要特别注意与相近文种的区别。

（十四）决定的用途、特点

决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。决定属于下行文，一般用于上级机关对下级机关，有时本单位内部也可使用。

决定的特点：

1.强制性

决定虽然没有命令那样浓的强制色彩，但也是一种权威性很强的下行文。决定是对重大事项或行动做出部署，它不仅要让人们知道其内容，还要求人们必须无条件执行。另外，决定有时还起法规作用，在某些方面，决定往往是法规的延伸和补充，具有强制性和行政约束力。

2.广泛性

决定的用途比较广泛，党政机关、社会团体或企事业单位对某些重要事项或重大行动作出安排，都可以用决定。其次，决定的受文对象有一定的普遍性，决定一般不向某一具体单位发出，它的内容所涉及的都是事关全局的重大问题或事项，即使有时涉及的事件比较具体，其意义也具有广泛性。

（十五）决定的种类

决定的使用范围较为广泛，种类也比较多，按照决定的具体用途和内容的不同，将其划分为两大类：

1．对重要事项作出安排的决定

从具体事项的区别上看，常用的对重要事项作出安排的决定有法规性决定、政策性决定、布置重大事项的决定、审批性决定、表彰性决定、惩罚性决定、人事安排决定、接受组织成员决定等等。

2．对重大行动作出安排的决定

这是一种事先对重要工作进行布置的决定，这类决定的指挥性很强。如召开会议的决定、重大活动安排的决定、重要机构设置的决定、行政区划重大调整的决定等等。

（十六）决定的一般写法

决定，在结构上由标题和正文两大部分组成。

1．标题

决定的标题包括发文机关名称、事由、文种三者缺一不可。如在报纸上公开发表的决定，成文日期应标在标题之下。

2．正文的写法

决定正文包括决定因由、决定事项两个部分。

决定因由，即作出决定的原因，有时讲述事件经过及其意义。这部分行文要求简明扼要，逻辑严密，用语准确。

决定事项，通常有以下几种表达方式：

一是一段到底式。即不分段，一口气写到底。这种方式适用于内容单一、篇幅简短的决定。

二是分条标项式。即把决定中涉及的若干问题按照主次列成若干条项，并用数码标出。这种形式适用于牵涉较多具体问题、事项的决定。

三是小标题式。即把决定中每条的中心内容归纳成小标题，分列于每一部分之前。这种写法条理清晰，内容突出。

四是分部分表述式。即把全文分成若干部分，每一部分表达一个中心意思，用中文数码标明各部分的顺序。

决定的最后，可根据决定事项提出执行决定的要求、意见。表彰性的决定，则提出希望和号召。在行文上，可作为全文的单独一段来写，也可作为主体部分的一条来写。

（十七）决定的写作要求

1．要有政策或法律依据

决定是对重要事项或者重大行动作出安排的公文，因此，在形成文件之前，要充分搞好调查研究工作，一方面要弄清实际情况；另一方面要搞清国家的政策和法律依据，使撰写的决定既符合国家的政策和法律，又符合客观事物的实际。

2．事实准确，语言严谨

决定所涉及的事实，如对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项等，都要真实准确，按照事物的本来面目如实反映，既不夸大，也不缩小，以保证决定的正确性、立论的可靠性、安排部署的可行性。决定还要语言严谨，避免使用模棱两可、含糊不清的话语，以免造成受文单位贯彻执行上的困难或偏差。

（十八）议案的用途、特点

议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

从上可以看出，议案的发文机关为各级人民政府、受文机关是同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会。功用为提出审议事项和审议请求。

议案的特点：

1.行文的定向性

议案不是普发性公文，在行政机关只能由人民政府行文，行文时，发文机关可以署政府主要负责人。议案只能向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会行文，不能向别的任何部门和单位行文。

2.内容的说服力

议案涉及的内容是其人民代表大会或者人民代表大会常务委员会职权范围内的该地区（域）重大事项或重要问题，因此，提交议案一定要把理由和根据写清楚，要言之有理，具有说服力。

（十九）议案的种类

1.立法议案

立法议案主要是二种：一是政府机构制定了某项法律或法规之后提请人大审议通过时用；二是建议、请求某行政机构制定某项法规时用。

2.任免议案

行政机关向权力机关提请任命、免去或撤消行政机关工作人员职务，请求人民代表大会审议批准的议案。

3.建议议案

以行政部门的身份向权力部门提出建议，也可以使用议案。

（二十）议案的一般写法

议案包括标题、主送机关、正文和落款几个部分构成。

1.标题

(1)发文机关名称、事由、文种组成。

(2)事由、文种组成。

2.主送机关

议案的主送机关，只能是同级人民代表大会及其常务委员会，不能是其他机关。主送机关要采用全称或规范化简称。

3.正文

议案的正文主要包括案由、事项、结尾三个部分。案由，即提出议案的理由、根据。文字要简明扼要，又要把提出议案的理由说充分。事项，即议案中提出要求审议的具体事项，如措施、方法、方案等。结尾，即议案的结语，主要是提出的请求。一般采用习惯用语“现提请审议”、“请审议决定”等。

4.落款

标明政府机关名称或政府负责人职务、姓名；写明成文时间。

（二十一