国土档案管理工作业务培训材料
国土档案管理工作业务培训材料
国土档案管理工作业务培训材料第一节 档案管理基础知识一、概念
国土资源档案是指国土资源管理部门在国土资源管理工作中形成的具有保存价值的文字、图表、图纸、声像、实物等各种载体的历史记录。
国土资源档案工作是以国土资源管理工作中形成的文件材料为对象进行收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和利用等各项工作的总称。
档案是党和国家的宝贵财富，是机关各项工作的真实记录。凡是本机关规定的应归档的各种文字、图表、声像等，都必须按照规定，定期向档案室移交，集中统一管理，任何人不得据为己有。
国土资源档案的收集管理是一个庞大的系统的工作，涉及各个业务股室和部门，有一整套的规定和要求，着重介绍一下基本的要求和有关制度。
二、分类和立卷方法
根据上级主管部门的分类方案和我局的工作实际，将国土资源档案分为综合、会计、地籍管理、利用规划、建设用地、土地监察、宣教科技、声像材料、地质矿产等九大类。
(一)综合档案
采用年度——问题的方法分类组卷，分保管期限按年度顺序排列编号，用阿拉伯数字表示年份和顺序号。
(二)会计档案
按年度——类别(凭证、帐簿、报表)编小流水号。
(三)地籍管理类
是在土地登记发证中形成的档案，分为国有土地和集体土地，按照行政辖区及土地位置进行地籍编码，由11位数组成。
(四)利用规划类
采用三级分类：d21(县土地利用总体规划)、d22(区域土地利用总体规划)，小流水注记编号方法，按年度累进排列案卷，编写顺序号。
(五)建设用地类
采取三级分类：e21(国家)、e22(集体)、e23(个人)，小流水注记编号方法，按年度累进排列案卷，编写顺序号。
(六)土地监察类
采用三级分类：f21(土地违法案件处理)、f22(越权批地案件处理)、f23(土地权属争议案件处理)，小流水注记编号方法，按年度累进排列案卷，编写顺序号。
(七)土地宣教科技类
采用二级分类：g2(土地管理宣传)、g3(土地管理教育)，小流水注记编号方法，按内容累进排列案卷，编写顺序号。
(八)声像材料
分照片和录像带、光盘两部分。其中，照片档案按问题——时间顺序组卷，编流水号，录像带、光盘档案按年度——问题编小流水号。
（九）地质矿产类
矿业权档案文件材料根据内容、形式特征和有机联系分为三大类、十一小类。三大类的代字(代码)分别是：探(ta)、采(ca)、储(ch)；十一小类代字分别是：探-新、探-变、探-监、探-销；储-评、储-登、储-销；采-新、采-变、采-监、采-销。
第二节 档案的收集与管理
一、档案的收集
档案的收集工作是档案工作的起点，是取得档案的一种手段，其收集质量的高低，直接影响档案工作的其他环节。要做好档案收集工作首先要建立健全归档制度。归档制度主要包括三方面内容：归档范围、归档时间和归档案卷的质量要求。
归档范围是指哪些文件应该归档，哪些文件不必归档。在这里我们要注意以下六点：
1、文件材料的收集范围和归档范围应当说是一致，但收集时宁可多收，不可少收，以免遗漏有保存价值的文件材料。
2、一般文件只收集印本和定稿(即领导人的签发稿)，其它各次草稿不必收，但特别重要的文件例外。
3、用铅笔、圆珠笔抄写或者字迹模糊不清的文件定稿和特别重要的文件的历次草稿，应退回文件撰写部门重新抄写后再收。
4、签发手续不全和张页残缺的文件材料应补齐后再收。
5、正文和附件要同时收。
6、文件处理单要同文件一起收。
归档时间是指将案卷移交给档案室的时间。文书档案一般于第二年上半年集中整理完毕后交档案室存档；业务档案一般在项目任务完成后3个月内整理完毕交档案室存档(主要是地籍和用地档案)。
归档案卷的质量要求主要包括案卷的内在要求和外在要求两个方面。内在要求是指将应归档材料收集齐全、完整，立卷符合文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，能够正确反映单位活动的基本面貌，便于保管和利用。外在要求是指案卷编目应清楚、标准、规范，装订要整齐、牢固、美观。
以下两份表格中的内容，是地籍资料移交档案室必不可少的，所以大家在办证时就要将资料收集齐、保存好，以免经档案室审核发现问题退件，造成地籍资料的丢失等不必要的麻烦。
旌德县国土资源局
地籍管理档案(土地登记)土地使用者 土地座落 土地性质 地 籍 号 自 年 月至 年 月保管期限 本卷共 件 页归档号
卷 内 目 录
顺序号文号责任者题 名日期页号备注1土地登记审批表2土地登记申请书3土地使用权来源文据4土地申报登记收件收据5地籍调查法人代表身份证明书或指界授权委托书6地籍调查表7界址确认(勘丈)附图8土地使用证核实征询单9发证通知10土地证附图
二、档案管理制度
1、凡本局各股室、乡镇土管所在工作活动中办理完毕的具有查考和凭证作用的各类文件材料，均由股室负责整理，并于第二年一季度末向档案室移交归档。
2、跨年度办理完毕的文件，放在结案的一年立卷，跨年度完成的工作项目、科研项目等，可放在结束的一年立卷，也可分阶段立卷；长期规划放在针对的第一年立卷；两年以上的总结、统计报表放在所针对的最后一年立卷；法规性文件，放在公布或批准的一年立卷。
3、保管期限不同的文件应分别立卷。
4、档案室要认真检查案卷质量，确保归档文件的完整、准确，办理交接手续。
5、对不合格的案卷，归档部门有权指出，提出整改意见，待案卷质量合格后，再办理交接手续。
（二）档案保密制度
1、认真贯彻执行《保密法》，坚持以“保守党和国家机密，慎之又慎”为指导思想，遵循既方便工作，又确保机密的原则，不断增强保密观念，制止一切遗失泄密现象和行为。
2、遵守保密纪律，严守机密。不该说的不说，不该问的不问，不该看的不看，不该记的不记。
3、档案的利用，必须严格履行审批手续，不经批准，任何人都不得任意扩大利用范围。
4、凡注有密级的档案，只限在调阅室内查阅，不得私自带出调阅室，阅后立即归还档案室。
5、不得在私人日记、通信及公共场所和家属、子女亲友面前记录、谈论机密。
6、涉及党和国家的机密文件、资料、领导人讲话、重要会议记录，不得擅自摘抄、翻印、复印、公布出版。
7、未经批准，非档案工作人员不得进入档案库房。
（三）档案调阅制度
1、根据档案的保密程序，确定档案的利用范围及批准权限，凡调阅秘密文件档案，需经机关领导批准，一般档案资料可限时调阅。
2、利用档案者，必须履行登记手续，一般只能在调阅室内查阅，如确需外借，需经有关领导批准，并限期归还。归还时核对无误，及时办理归还手续。
3、利用档案者，对档案要妥善保管，不得遗失、转借、拆卸、污损和加注标记等。如因利用不慎造成遗失、损坏或失密者，视其情节轻重及造成损失大小，依据《档案法》、《保密法》追究责任。
4、机关档案主要为本机关提供利用，外单位来查阅档案者，必须持单位介绍信，并办理登记手续。
5、利用档案收到效益者，应主动将结果反馈，以便档案工作人员掌握利用情况。
三、土地登记资料查询
根据《土地登记资料公开查询办法》的规定，县级以上人民政府国土资源行政主管部门负责土地登记资料的查询工作。按照就近查询、方便利用的原则，乡(镇)国土资源所就其存档的土地登记资料提供查询服务。
(一)土地登记资料类型
1、土地登记结果，包括土地登记卡和宗地图；
2、原始登记资料，包括土地权属来源文件、土地登记申请书、地籍调查表和地籍图。
(二)土地登记资料的查询
对上述的1项规定的土地登记结果，任何单位和个人都可以查询，2项原始登记资料，依照下列规定查询：
1、土地权利人和取得土地权利人同意的单位和个人有权查询其土地权利范围内的原始登记资料；
2、土地登记代理机构有权查询与其代理业务直接相关的原始登记资料；
3、国家安全机关、公安机关、检察机关、审判机关和纪检监察部门有权查询与调查、处理案件有关的原始登记资料。
(三)查询土地登记资料的要求
查询人查询土地登记资料，应当向查询机关提供本人的身份证明，并填写查询申请表，查询人为法人或者其他组织的，还应提交单位的证明文件。
查询原始登记资料的，除提交前款规定的材料外，还应当按照下列规定提交有关证明文件：
1、土地权利人应当提交其权利凭证。
2、取得土地权利人同意的单位和个人应当提交土地权利人同意查询的证明文件，土地权利人的权利凭证和土地权利人的身份证明。
3、国家安全机关、公安机关、检察机关、审判机关和纪检监察部门应当提交本单位出具的查询证明以及执行查询任务的工作人员的工作证件。
档案资料查询申请表
查询单位(个人)
经办人 被查询单位(个人) 查阅内容：借阅内容：复印内容：股室意见年 月 日办公室意见年 月 日分管领导意见年 月 日