费用管理的思考--合理、合规和合法

费用管理的思考--合理、合规和合法

费用管理的思考--合理、合规和合法
公司制定费用管理规定时，一般从费用开支的合理性、合规性（公司管理的规定）和合法性（税法、会计法规的规定）三方面考虑。
合理性是费用管理的基本要求。每一项费用与对应的经济业务和公司营运是否相匹配，是否真实、是否节省，这些要求始终贯串费用管理的全过程。比如：当采购业务发生时，与该业务相匹配的有运费、装卸费、保险费以及业务人员的出差费等，但真实发生的有运费、装卸费和出差费，保险费（不买）没发生，为了节约，运费不要发票、装卸由员工完成、业务人员押车。这项业务的费用开支达到了最合理。这是对费用开支的合理判断的通常方式。尤其在公司创立阶段和小企业的经营管理中，运用合理性来提高效率和节约开支，从而不计管理成本和涉税风险。

合规性是费用管理的必然要求。在合理性的基本要求下，结合公司的经营理念和目标，对费用开支进行规范化管理，而不能单靠主观或客观对合理性进行判断，公司就必须对费用管理提出相关的管理规定。以上面的采购业务为例，首先必须进行预算管理，在成本控制的前提下，运输必须由正规的运输公司承运，保险也要买，装卸有专业的人员，出差要提出申请。

那么，公司的费用管理规定由谁来制定呢？首先看谁对该项费用管理负责，再看谁对该项费用的发生负责。管理者制定规则，发生者按规则执行。比如，营销费用由市场部门负责管理，营销部门负责执行。市场费用由总裁办负责管理，市场部门负责执行，薪酬福利及行政费用由人力资源部门负责管理，各部门负责执行等。当执行部门违反费用管理规定时，应由管理部门进行审核，提出处理意见。例如“营销费用中的“陈列费用”，规定应与陈列单位签定协议书、提供已陈列的照片和取得发票，在费用报销时，如果按上述要求提供报销资料，则按正常程序报销，如果没能提供或部分提供，应市场部门对其进行合理性判断或对规则的应用进行调整。因为任何规范化管理本身就多少带有些理想化色彩，但市场或外部环境并不能满足你的要求。所以，合规性的管理具有个性的问题按个案处理，共性的问题则要调整规则。这就是通常说的“规则是死的，人是活的”。这种管理思维在中小企业是普遍存在的，也是它生存的活力所在，也是费用管理的难点。

合法性是费用管理的强制要求。合理性、合规性是公司经营管理的内在要求，合法性则是国家对企业的强制要求。合法性主要是税法和会计制度的规定。

税法体现为公司的所有开支都可以进行帐务处理，但不符合规定的就要进行税收调整。规定可以分为三类，一是按标准，比如广告费的开支标准按销售（营业）收入的一定比例，医药行业为25%，还有业务应酬费、业务宣传费等。二是按条件，比如广告费列支的条件为1、是通过经工商部门批准的专门机构制作；2、已实际支付，并取得相应的发票，3、通过一定的媒体传播。还有运输费用等。三是应取得相应的发票。

曾经有同行问我，白条能不能做帐。我的回答是可以，但是有二个条件，一是公司愿意为白条付出一定的税务成本，包括：除了进行企业所得税纳税调整外，还有对应的税种及税率（如个人所得税、营业税等）和相关的罚款、滞纳金，这样计算可能开支100元，需要承担90元的税务成本。二是如果有上级主管公司或上市公司的，责任人可能要承担职业风险。

在业务操作过程中，合法性的基本要求是取得发票，特别规定的要取得合同或协议、开支证明。发票的管理有三个内容，一是发票的真伪，二是发票内容的真实性，三是发票的规范性。

会计制度的规定通常为二类，一是按规定的范围，比如企业不得承担属于个人的支出：包括娱乐、健身、旅游、招待、购物、馈赠等支出、购买商业保险、个人行为导致的罚款、赔偿、购买住房、支付物业管理费等支出。二是开支标准，比如职工教育经费、工会经费等按规定提取率预提。违犯了会计制度的，除了税收调整外，严重的要接受财政管理部门的处罚。

合理性、合规性和合法性三者之间相互关联，又相互依赖。“存在就是合理”的，它时常出现既不合规，也不合法的现象，在中国的税收依靠专用发票管理的前提下，这种现象是不可避免的。在实际工作中，通常会用其他发票“顶”，这时资金的发生是真实的，而发生的经济内容就张冠李戴了。如果一项经济业务能取得合法的、完整的单据，它同时也证明这一业务的合理性和合规性。