谈中小企业行政采购管理

谈中小企业行政采购管理

二。建立和实施制度化的采购管理程序。

建立和实施制度化的采购管理程序，这是采购管理工作有效进行的根本保证。有法必依，违法必究，这是制度能切实贯彻执行的保证。只有制度化了，才能在公司中用法治，而不是人治。采购管理程序主要包括以下方面： ① 规定采购条件。

明确采购人员对供应商的选择、采购物品的质量、需求的满足保证等负完全责任，

并明确采购主管人对下属的工作过程和结果的监控负责、采购物品必须是必需的不可或缺的，而且经查对无库存或库存不足以满足需要者。

采购物品必须适量，不得超标积压或不可用或根本不需用、采购物品的单价须为掌握内的合适单价，而且力求是最低的单价。

执行价格不得高于公司核定价格或掌握的现行市场价格。大数量或高单价的物品采购必须有三家以上供应商报价选择，

并在采购事项未确定前传送财务部、采购物品在条件相同的前提下应在正在发生业务或已确认之供应商处购买，即不适宜随意变更供应商。

已有之供应商处没有所需采购之物品，或因单价及质量或因其它原因等因素，可变更或选择新的供应商，但应将变更理由及有关事项告知财务部并征得财务部认可，同时向财务部提供[新增供应商资料卡片]、采购物品必须保证物有所值且物有所用，即相同质量下的价格最优化是采购的前提。 ② 明确分工。

公司下辖生产性原村料消耗的装配部和塑胶部等生产部门、工模材料消耗的工模部、总务维修及工程材料消耗的总务部、机械设备维修材料消耗的设备维修部、办公文具用品消耗的信息部、员工伙食消耗的人事部等诸多采购部门，为明确采购员的权利和责任，使各采购活动有条不紊并将责任归落到人，必须对公司的所有采购活动按类别进行明确分工并落实到相应采购人员。

采购人员必须是该种采购的内行者，如原材料及辅助材料由生产采购部负责，工程物资由总务部负责，设备维修材料由设备维修部负责，工模材料由工模部负责，电脑、精密仪器、电子设备、机器设备等由使用部门或专业人员负责。 ③ 采购审批权限。所有采购报价、采购合同、采购办理必须先批准后实行，有效批准者是总经理。禁止未经批准的采购事宜，但突发性或临时性急需物品（如工作中的机械突损部件、临时特采等）可以由财务部确认后即由采购负责部门采购，但请购单上须注明急购字样并说明理由，请购单由总经理补批。 ④ 验收职能。任何物品购入后须经非采购者本人验收并在送货单、发票上签名作实。

验收人员由财务部指定或确认。验收者必须核实进货的物品与订货单是否相符，对经手验收物品的品种、规格、数量和质量等与采购发票或采购约定所载之要求的相符性负责。

只有完全合格或经相关职能部门批准特殊放行的物品才准验收入库。验收无误后，填制材料入库单，连同供应商送货单分送财务部作为结算货款的凭据。为明确责任，结算凭据必须由采购员签名作实。 ⑤ 退货与索赔。

为避免损失，采购回厂的物品由于质量、规格不符，采购部门须立即办理退货，无论货品是否退还给了供应商，均须立即书面通知财务部及时扣回相应款项。凡检验结果为不良品的来料检验报告，品管部应分发至采购部门和财务部，以有效追踪，不致有遗漏退货扣款事项的发生。采购约定中必须明确索赔条款，对因供应商供货期间、数量、质量或相关原因未达到约定条件而产生的直接损失和因此面导致产生的其它损失，应由采购部门根据实际应由供应商负责的损失以正式公函向供应商索赔，并由财务部在货款中扣回相应款项或收取现款。采购部门不能解决的，公司可以采用不排除以法律形式解决的措施，以及时保护公司的利益。 ⑥ 货款结付政策。

所有采购除零散性或不常用无法采用月结付款和特别情况需用现金支付的外，均为月结付款方式。不能使用月结的，除小金额或零散性的因供应商不能来公司收款而由采购人员购买时直接付款外，均由供应商直接到公司财务部收款。

禁止采购人员直接办理现金支付事宜。月结供应商必须在规定期间内（每月5日前）提供对帐单至财务部对帐，此政策采购部门须明确知会供应商。

货款由财务部根据采购结算条件和资金流转情况安排结付。为防止货款已结付但事后出现质量或数量等原因而给公司造成经济损失，采购部门应尽量避免即时结付现金，即对非月结的大金额的采购保留一周或半月等一定的付款期间。在不影响公司商誉的前提下，适度延长付款时间是公司进行信用融资的财务政策。

三。加强和完善采购的环境管理工作。

1.加强采购的事前管理，建立完善的材料价格信息档案。为了有效地控制和降低采购成本，并保证采购材料的质量，公司采购员应作好材料采购市场的有关价格信息的收集和整理，及时地了解市场行情和动态，并与已在采用的采购价格进行比较和分析，

同时进行相应的调整和更新。调整和更新后的价格档案应同时分发采购管理会计确认并留存。如有必要，

采购管理会计可直接通过各种渠道收集采购价格信息，同时知会采购员，由采购员进一步确认后进行归档并执行。

2.建立健全的供应商档案。为全面掌握公司所有供应商的情况，并对供应商进行相应的资质考评，应对所有供应商按重要性和一般性分别建立供应商档案。所谓重要性供应商，即在货品质量、价格、交货期、配合能力、结算条件等方面均能达到公司接受标准，并与公司有持常性业务往来的供应商，而一般性供应商是指只有偶发性或临时性业务发生的供应商。

当一般性的供应商因业务需要而进行持常性往来，且经考核符合公司重要性供应商标准后，应转为重要供应商进行档案管理。

供应商的考核须由品质部、物控部、采购部及财务部联合进行。

供应商档案应有编号、详细地址和联系方式、结算条件、交货条款、品质评级、银行帐号等，并定期或不定期更新，由专人负责管理，同时由财务部留存副本。原则上公司采购只选择重要供应商进行。如果供应商在供应材料过程中存在质量、交货能力、人为欺诈等问题，公司可考虑对其酌情处理，严重者终止其业务往来，并保留追究法律责任的权利。

3.对采购员进行考核、激励和约束，这是防范采购中人为欺诈的有效方法。采购员是采购的实际实施者，在采购过程中起着至为重要的作用，经历表明，采购员以与供应商串通抬价、采购的实物与约定不符、采购同等物料可以低价但不选择低价采购等方式向供应商收受或索取回扣，这是采购中最普遍最易发生也是最难防范的人为欺诈，而这则在很大程度上取决于采购人员的职业道德、诚信敬业和行为操守，因此，一要注重考核采购员的职业素养，以公司制度约束其行为操守，能大大减少工作中弄虚作假和损公肥私的行为发生。二是注重考核采购员的专业能力，一个合格的采购员既要熟悉公司的生产运作和物料存储，又要了解物料的本身属性、市场行情等，这样才能防止上当受骗或避免采购回不适用或根本不可用的材料，使公司不会蒙受不必要的损失。公司对采购员的考核应定期举行，一般可采用半年考核制，考核由人事部及采购部联合进行，财务部同时参予。对考核结果优良，完成或降低公司采购成本任务的采购员按公司规定或适度的标准进行精神和物质奖励，以提高采购员的积极性，事实表明，只有合适的利益得取才是良好贡献和抑制贪污的主因。而对于考核结果不合格，不能完成规定任务，或经查证确有违规行为的采购员，应按公司规定或适度的标准视不同情节惩罚，如有必要，应毫不犹豫地辞退，并保留追究法律责任的权利。考核和奖惩结果归入个人档案。

在对采购人员进行考核和激励的同时，应对采购员进行操守约束。没有约束的权力最易产生贪污和腐败，这是屡已验证的经验教训。

为保证公司的合法利益不受侵害，也保护供应商的合法利益不受侵害，在对采购员进行制度约束的同时，应对其进行道德约束，以降低人为欺诈动机。公司可建立员工操守守则使员工按守则条款进行操守承诺，总经理应向供应商颁发《操守承诺书》，以公司制度和法律责任明确禁止采购人员向供应商收受和索取任何形式的不正当利益，同时禁止供应商向采购员以任何形式送赠有损公司利益的不正当利益。

4.选择合理的采购方式。根据不同资质不同类型的材料，选择合适的采购方式，这是降低采购价格的良好途径。 ① 公开竞争招标。

对于大宗材料采购，实行公开竞争招标的方式，往往能通过供应商的相互比价，达到采购成本最低质量最好的目的。

采购员应联系三家或三家以上的供应商，并递交供应商报价、样品、产品质量及规格品种等资料，采购定价由市场供求关系确定，采用优质优价与批量折扣相结合的价格政策。 ② 合同采购。对于持常性的材料采购，可选择信誉佳配合能力好的供应商，与之订立长期合同。

与诚实、信誉佳的供应商合作不仅能保证供货质量、预定交货期，而且能得到付款及价格等方面的关照。供应商为了维护自己的商业信誉和利益，建立稳定的销售渠道而不会掺假，并能保持良好的合作关系和商业妥协。 ③ 最低价格采购。为了以最低的价格取得最优质的材料，在价格确定前，采购员必须先调查市场行情。所有采购，应有三家或三家以上供应商报价，并与供应商价格档案进行比较核实，而且经财务部认可。

公司得到各供应商对各种材料的报价后，不一定完全选择最低价格，因为并不是最低的价格就是最可取的，应考虑价格对应的质量，并同时考虑与供应商的长远合作关系和其它材料的总体价格等因素，选择多数材料价格最低的供应商，并与之协商，使总体材料的采购价格达到最低最优水平。