公文具体文种写作的标准格式

公文具体文种写作的标准格式第3页

式”的显著区别有三点：
其一是将“文件式格式”上白边37mm缩小为30mm，7mm的差距使两者区别明显。
其二是发文机关标识由“文件式格式”的“发文机关全称（或规范化简称）+文件”改为只标识发文机关全称。
其三，设计了发文机关全称下4mm处的一条武文线和距下页边20mm处的一条文武线，此两线与发文机关标识均印成醒目的红色，突出了“信函式格式”与“文件式格式”的显著区别。
应该说，公文法规对“信函式格式”的要求是十分明确的，但对这一公文格式认识不足的人还是很多。据调查，主要有以下两种情况：
1、 对“信函式格式”的规范要求存在错误认识
“函”是平行或不相隶属机关之间经常使用的文种。长期以来，基层单位之间商洽工作、询问和答复问题时，为方便起见，往往使用一种写法与书信大体相同的“便函”。久而久之，便形成一种错误认识，以为“信函格式”即是便函，没有什么规范要求。这种认识对公文的规范化、制度化极为不利。通过对《新办法》和《公文格式》的深入学习和领会，这种错误认识应该加以纠正。
2、 对“信函式格式”的适应文种存在错误认识
“信函式格式”由于其名称中出现了“信函”一词，不少人就将这种格式与“函”这一公文文种混为一谈。关于“信函格式”，《公文处理意见》说得很清楚，即是指一种区别于‘文件格式’的公文格式，而不是指公文种类。虽然在公文实践中，“函”采用“信函格式”的情况较多，但绝不意味只有“函”才能使用这一公文格式。例如，“意见”在发至平行或不相隶属机关时，就可采用“信函格式”。也正因为此，《公文处理意见》才提出：“以‘函的形式’行文应注意选择使用与行文方向一致，与公文内容相符的文种。”
综上所述，“信函式格式”是公文办理中不可或缺的重要办文形式，事关公文处理的规范化、制度化、科学化，实在不容忽视。

总结写作应“魂系于文”
总结有三大特点：1、真实性；2、典型性；3、规律性，即理论性。思想性可以说是公文的精髓。精髓不存，公文无魂；精髓所在，片言万代。诸葛亮的《出师表》之所以千年不衰，最根本的是它深蕴了“鞠躬尽瘁”的伟大精神；魏征的《谏太宗十思疏》之所以代代相传，是在于他提出了“居安思危”、“戒奢以俭”、“载舟覆舟”的精辟思想；毛主席在解放战争时期写的《关于情况的通报》之所以载入史册，主要不只在于它通报了解放军在各个战场上的胜利战果，而是它通过阐述情况揭示了“政策和策略是党的生命”这样一个伟大的马克思主义真理。由此可见，思想性是公文的灵魂和血脉。没有思想性，公文就必然缺乏生命力。
所谓思想性，不是穿靴戴帽的一般道理，也不是照抄照转的官样文章，更不是人云亦云的空泛议论，而是经过深思熟虑，从事物的本身中开掘出的真知灼见，开掘出的客观事物的本质意义，开掘出的材料中所蕴含的力量。然而，从接触到的公文情况看，存在一个通病，多是就事论事，思想性比较贫乏，即或讲一点道理和思想，也是蜻蜓点水、浅尝辄止，甚至只谈工作，不谈思想；只有血肉，没有灵魂，使公文成为一具“僵尸“，失去了指导工作的价值。
怎样写才能写出思想性呢？总结实践经验，应抓住两个环节：
第一， 善于抽象概括，就材想理。
公文的思想性不是从外部附加上去的，也不是撰写者头脑中固有的，而是深蕴在材料之中。因此，在占有材料之后，必须在抽象概括上下功夫，就材想理，就事论理。抽象概括得越深刻，公文的思想性就越会越强。有些同志可能读过毛主席在50年代为《中国农村的社会主义高潮》一书所写的按语，许多按语都有很强的思想性，使人受到深刻的教育和启迪。回过头来，你再结合读一下每一篇典型材料的原文，就会突出地感觉到，这些思想都是对原文的科学抽象，而且概括得那样贴切和精辟。例如，毛主席关于社会主义企业必须建立强有力的思想政治工作的著名论点：“政治工作是一切经济工作的生命线”，就是从山西某某解虞某地三娄合作社建立后，通过政治思想工作把自己巩固起来，之后由于放松了政治思想工作，几乎跨了台，只有在重新恢复政治思想工作之后才克服了危机，走上健康发展道路的几经反复的事实中概括出来的（见《严重的教训》一文的按语）。现在有些文秘人员在撰写公文时，对占有材料比较重视，但对抽象概括这道工序则下功夫不够，不肯用脑筋多想一想、深想一想，往往把公文写成材料堆积。1995年年底在某某地政府办公室看到一份给政府领导的《工作总结》。总的印象是材料比较丰富，也很实在，最大的问题是见物不见魂，没有指导工作的价值。为了说明问题，现摘录如下：
文件开头写道：“1994年我们紧紧围绕党委和政府的中心工作，强化政务，改进事务，兴办实体，全面完成年初确定的责任目标和领导交办的工作任务。”接着就从三个方面列了一份成绩清单：
在政务工作方面：①调查研究：全年共参与党和政府大型调查2次，起草各种文字材料115篇，约74万字；②公文制发和情况综合：共制发文件、电报、函和通知249件，完成急难新情况综合7次，编发《政府简报》20期，起草各类文字材料26篇；③政务信息：共编发《政府信息》62期，发电传信息17期；④文书工作：共收发、传阅各类文件15万份，整理装订文书档案142卷，接待查档调卷128人次，用印1.8万次，收发报刊、信件53万件……；⑤督办检查：共列督办项目139件，办结130件，办结率达到94%；⑥法制工作：按规定清理某地政府各部门制发的文件1.37万件，其中修改完善了8件，废止和自然失效1.3万件。
在事务工作方面：①财务管理：严格实行了经费包干办法，全年未发生违纪现象；②庭院建设：在大门两侧修建了70平方米的门某地房，庭院卫生绿化均保持某某级先进单位的荣誉称号；③生活服务：共采购蛋、鱼、菜、果等3.05万公斤，购进液化气600吨位，检验钢瓶3600个，车队实现了安全行车50万公里无事故；④房产开发和管理：完成开发面积17486平方米，创产值1100万元，实现利税130万元，分配住宅103套，完成水电气维修23项；⑤接待工作：宾馆共接待党和政府五大班子客人1.25万人次，普通旅客2.5万人次，某某以上大型会议6次，均做到了礼貌、热情、周到；⑥安全保卫：全年共组织大型安全检查4次，配合公安部门检查5次，使火险隐患整改率达到95%，保证了机关工作的正常运行。
在党的建设和政治工作方面也列举了一堆数字。诸如，全年共发展新党员6名，预备党员按期转正6名，组织入党积极分子考试2次，成绩均达到90分以上，收缴党费5652元，接转组织关系48人次……等等。整个工作成绩详详细细地写了三大方面，接着又写了约100字的工作差距，这就是总结的全部内容。
从摘录中大家可以看到，这哪是工作总结，而是一篇“流水帐”。什么是总结？总结是对过去工作的再认识。工作成绩是要写的，根据某种需要（如鼓舞士气）也可以写足、写够。但写成绩不是目的，目的是通过对前段或某项工作的全面回顾、分析研究，从中找出经验教训，并把它条理化、系统化，得出规律性的认识，用于指导下一阶段工作。所以，工作总结绝不是过去工作的简单重复，而是对实践的本质概括，是实际工作的“理性认识”，这种理性认识就是思想性。如果总结只停留在照相式低层次水平上，那就失去了总结的意义。
第二， 善于挖掘事物的本质，画龙点睛。
公文的思想性与论文不同，它不能旁征博引地长篇大论，也不能别出心裁地标新立异，主要是挖掘事物的本质意义，运用论断式的语言把精粹的东西点出来。古人称为“点化”，意思是在文章的关键处点而化之，生发出一番新意或提炼出事物的精髓。而这种点化多属于精彩闪光的东西，就足以使全文生辉。如前面讲过的《谏太宗十思疏》，文章从喻入手，通过成败得失的比较推论，把问题的实质点化为四个字：“可畏惟人”，提出了争取人心的重要。然后围绕这一点睛之笔讲了争取人心的“十思”的具体内容，写得语重心长、真切深厚。所以唐太宗十分赞赏，亲写诏书嘉许魏征，并把它放置案头，以资警惕。又如《为徐敬业讨武 檄》，这是骆宾王为徐敬业讨伐武则天、催促各地发兵而起草的一篇檄文。文章气势磅礴，语言豪壮，足以动军声、振士气，具有强烈的鼓动作用。但最精彩之笔，还是结尾表明唐室必胜、武后必败的充满必胜信心的两句话：“请看今日之城中，竟是谁家之天下”。这两句话至今仍在后人心目中闪闪发光。毛主席在1941年为延安《解放日报》写的社论，其题目就是用的“请看今日之城中，竟是谁家之天下”。
建国后，特别是党的十一届三中全会以来，党中央下发了一系列重要文件不乏点睛之笔。例如，1981年6月党中央六中全会通过的《关于建国以来党的的若干历史问题的决议》，对毛泽东思想作了全面分析，步步深入，层层升华，直至见其“活的灵魂”，精辟地概括为12个字：“实事求是，群众路线，独立自主”。1992年党的十四大报告对邓小平建设具有中国特色社会主义理论从九个方面进行剖析，层层剥笋，最后点出它的精髓和实质是八个字：“解放思想，实事求是”。1995年5月22日党中央和国务院下发的《关于加速科学技术进步的决定》，一开首就对科学技术的巨大作用居高临下地概括为三句话：“科学技术是第一生产力，是经济和社会发展的首要动力，是国家强盛的决定性因素”。一个“第一”，一个“首要”，一个“决定性”，把科学技术的本质意义说到家了。马克思主义哲学告诉我们，事物的本质隐藏在现象的背后，是看不见摸不着的，而且其精髓的东西又不是很多的，只能集中到一点，就像关公的大刀再重，刀刃也是薄薄的一线；张飞的蛇矛再长，矛锋也是尖尖的一点，所以，精髓的东西隐藏得就更深一些。因此，我们要认识事物的本质和精髓，必须在挖掘上狠下功夫。挖掘得越深，光点越亮，震动人心的力量就越强。有的同志撰写公文，不在挖掘上下功夫，总想在语言上打主意，企图用华丽的语藻去闪光。殊不知，语言是思想的外壳，思想浅薄，词藻华丽，势必成为“浮文”；反之，思想深邃，质朴的语言也会给人们的心灵打上深深的烙印。


【例文1】（请参考1998年江泽民同志在全国抗洪抢险表彰大会上的