公文写作的基本要求

公文写作的基本要求

重点掌握：意见、决定、通告、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要的一般写法
一、重难点内容提示
（一）行政公文的概念和特点
1、行政公文的概念
公文是各级各类国家机构、社会团体和企事业单位在处理公务活动中有着特定的效能和广泛的用途的文书，它能够超越时空的限制，为国家管理提供所需的信息。
另一种解释是公文在党政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
还有一种解释是公文是党政机关、社会团体、企事业单位在行使管理职权、处理日常工作时使用的，具有直接效用和规范体式的文书。
广义的公文，外延十分广阔，除通用文书外，还包括法律、财经、文教、外交、军事、税务、工商等各种行业自己的专用文书。它不仅多到了数不胜数的地步，而且随着社会发展的脚步，总是不断地有新的文体产生。
狭义的公文，是指国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》中规定的13种行政公文和中共中央办公厅《中国共产党机关公文处理条例》中规定的14种党的主要公文。这两大类公文的文种彼此多数相同或近似，也有一些区别。这些公文文种都是在机关工作中使用频率较高的。
2、行政公文的特点
一是法定的作者
行政公文是由法定的作者拟制和发布的。所谓法定的作者，指的是依据法律和有关规定成立的能够行使职能的组织或单位。有的行政公文以国家领导人或机关首长的名义发布，这并不代表个人，而仅仅是制发机关领导人行使自己职权的一种表现，行政公文所反映的也应是领导人所在机关或组织的集体意图。
二是严格的政策性
行政公文的政策性是由其反映的内容决定的。国家制定的一系列政策、法律法规都是以行政公文的形式下达，而国家各级行政机关、团体、企事业单位都负有传达、贯彻、执行的责任。各级行政机关、团体、企事业单位行文时，必须与国家的方针政策相一致，以严格保证国家各项政策的贯彻落实。
三是法定的权威性
行政公文是由行政机关、团体、企事业单位及其领导人，为了特定的目的而制作和颁发的，其法定的权威性主要体现在：一是国家政权赋予发文机关或单位法定的地位和职权；二是国家从法律和行政措施上对行政公文的权威性给予可靠的保证，要求受文者的思想、行为受到文件的约束、规范、做到令行禁止；三是行政公文的内容的合法性，能够代表着最广大人民群众的根本利益。
四是体式的规范性
行政公文是具有规定体式的公务文书，有严格的规范性。这种规范性是公文的权威性和法定性的具体体现，也是公文处理的客观需要。如国务院8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》中就规定了统一的公文名称和体式。国家技术监督局于9月发布了《国家行政机关公文格式》（9704—1999）的国家标准。该标准进一步指出：“本标准规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印制要求、公文中各要素排列顺序和标识规则。其他机关公文可参照执行。”行政公文写作必须严格按照这两个文件的规定执行。
二行政公文的种类
按照行文关系和行文方向分类
按照行文关系和行文方向的不同，行政公文可分为：
上行文
上行文是指下级机关向所属上级机关呈送的公文。如报告、请示等。
平行文
平行文是指平行机关或不相隶属的机关送交的公文。如函等。
下行文
下行文是指上级机关向所属下级机关的发文。如命令（令）、决定、公告、通告、通报、批复等。
通知在不同情况下属于平行文或下行文。会议纪要在不同场合分属下行文和上行文。函一般属平行文，但有时也属上行文（如请示较小事情的函），有时也属下行文（如答复下级机关询问的函）。
按照保密程度分类
按照保密程度来分，行政公文可以分为绝密文件、机密文件、秘密文件。
按照紧急程度分类
按照紧急程度分类，行政公文可分为“特急”、“急件”两类。
按照具体职能分类
按照具体职能的不同，行政公文可以分为：
法规性公文
法规性公文是用来颁布法令、法律或对有关问题作出规定的公文。
指挥性公文
指挥性公文是直接体现上级机关的决策意图，对有关事项的处理、有关工作的进行起着指令或指导作用的公文。
报请性公文
报请性公文是下级机关用来向上级机关汇报、请示工作的公文，这类公文是上行文。
知照性公文
知照性公文是向有关方面告知情况、关照事项的公文。这类公文既有下行文，也有平行文。
(5)联系性公文
联系性公文是用于各部门之间联系工作的公文。这类公文主要有函等。
(6)实录性公文
实录性公文主要是指真实地记录会议情况和议定事项的公文，会议纪要就是这类公文。
此外，行政公文的分类还有一些，这里不一一列举。
三行政公文的体式
行政公文的体式主要是指公文的构成要素、格式及其印装规格。行政公文的体式属形式范畴，是为表现内容服务的，在公文写作中有着不可忽视的作用。
（四）行政公文的要素和格式
按国家技术监督局9月发布的《国家行政机关公文格式》（gb/t9704—1999）规定，组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。
眉首部分
眉首部分又称文头部分在行政机关公文首页，置于红色反线以上的各要素统称眉首。眉首部分通常由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素构成。
（1）公文份数序号
公文份数序号是将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。一般适用于比较重要的公文。
（2）秘密等级和保密期限
秘密文件要注明密级，不涉及保密内容的普通文件，没有这个项目。
公文需要标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。
（3）紧急程度
紧急程度是对公文送达和办理时间的限度。
公文如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。
（4）发文机关标识
发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。如“某某人民政府文件”、“大学文件”等；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘有25㎜。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80㎜。
发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22㎜15㎜。
联合行文时应使用主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。
（5）发文字号
发文字号又称公文编号，是发文机关同一年度公文排列的顺序号，由发文机关代字、年份和序号组成，如国务院文件“国发[]3号”中，“国发”是发文机关代字，“”是发文年份，“3号”为文件序号，表明这份文件是国务院在制发的第3号文件。如果一个机关的文件数量较多，还可以在发文字号中加上一个类别标志，反映文件的业务内容或归宿。几个机关联合行文，只注明主办机关的发文字号即可。
发文字号应在发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”插入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。
（6）签发人
签发人是指代表机关签发公文意见的领导人姓名。上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4㎜。
主体部分
主体部分又称行文部分，这一部分是指红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间各要素的统称。主体部分由公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注等要素组成。
（1）标题
公文标题一般由发文机关名称、事由、文种三部分构成。它位于公文首页红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
公文标题除法规、规章名称等可加书名号外，一般不用标点符号。
在撰写公文标题时，发文机关名称要写全称或规范化简称，如果文件首页有发文机关标识，其标题可某某略发文机关名称。事由是标题的主题部分，应准确、简炼地概括公文的主要内容。文种是公文的种类名称，用以概括揭示公文的性质与制发的目的。
公文的标题通常有四种形式：
一是发文机关名称、事由、文种三个要素全部具备的公文标题。
二是事由和文种两个要素构成的公文标题。
三是发文机关名称和公文文种两个要素构成的公文标题。
四是只标明文种的公文标题。
（2）主送机关
主送机关是负有公文主要处理责任的受文机关。主送机关名称应当使用全称或规范化简称、统称。
上行文一般只写一个主送机关，如需要同时报送另一上级机关，可用抄送形式。下行文可以有若干机关。有些公文，如周知性公文可以某某略此项。
主送机关的书写位置是：标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下，抄送之上，标识方法同抄送。
（3）正文
正文是公文的核心部分，用来表达公文的具体内容，体现发文机关的意图。
正文的结构一般由开头、主体和结尾三部分组成。开头部分用简洁的语言写明发文的依据、目的或原因等。主体部分是正文的核心，主要写明公文的内容或事项，做到重点突出，意见具体、明确，叙述有条理。结尾部分根据文种和行文关