信息管理的职能

写作知识范文 发布时间:2013/3/5

信息管理的职能


信息一词,虽然古已有之,《三国志》中就有“正数欲来,信息甚大”的话语,但古代还没有进入大规模信息流的社会,“信息”的含义与今天不同,而且信息一词也不常被使用。现代的信息一词是80年代初期,由于人类进入了大规模信息流的时代,国外信息学与信息论的兴起传入,而开始引起重视。目前,信息一词已经在各个领域,包括领导工作与秘书工作中广泛应用,信息工作成为秘书部门的一项经常的、重要的工作,提供信息是秘书部门的重要职能。

1985年“全国秘书长座谈会”文件,第一次向秘书部门明确提出了要对领导发挥“提供信息作用”,并指出:“信息的收集要充分,传递要迅速,处理要准确,反馈要及时”;“在现代社会中,信息是效率、是质量、是生命”。从而开辟了秘书部门信息工作的新时代,秘书部门的信息工作不再仅仅限于编写、传送简报,而含有了全面管理领导机关的信息工作,包括收集、加工、传输、贮存、反馈、开发增殖等内容。这一发展,解决了多年以来领导人了解外部情况主要靠内参的薄弱环节,秘书信息工作成为领导人了解外部情况的主渠道,对于领导人正确决策,减少失误,发挥了基础性的参谋助手作用。1995年7月间在北京召开的“全国党委办公厅信息工作会议”上,领导同志再次强调了当前信息工作的重要性:在世纪之交的重要时期,信息工作要适应党的工作的要求,“从讲政治、讲党性的高度,从维护中央权威、确保中央政令畅通的大局出发,认真履行职责,进一步强化向中央报送信息的工作。要发挥‘耳目’作用,为党中央和各级党委了解情况、指导工作提供有力的信息保障。要深入到建设有中国特色社会主义伟大事业的实践中去,解放思想,实事求是,有喜报喜,有忧报忧,全面反映基层情况,为中央和各级党委制定决策和推动决策落实发挥好‘参谋助手’作用”。这充分说明了中央对当前搞好信息工作的基本要求。

然而,秘书部门所要掌握和处理的信息是什么呢?对于机关秘书部门来说,它是以政务信息为主的社会信息;对于业务机关的秘书部门来说,它是以与业务有关的信息为主的信息。具体地说,它一般不包括自然信息与具体的技术信息,如刮风下雨、花开花落、拖拉机驾驶、房屋建筑等,只在相关的一部分专业秘书部门中才有价值,对一般的党政企秘书而言,这不是必须收集与提供的重点。专业部门如气象、地震部门的秘书,当然要研究有关自然信息,但也同专家的角度有所区别,主要是从对领导决策与对社会影响的角度去收集、研究的,而不同于技术专家的研究角度。在社会信息中,一般秘书部门只收集、研究其中的一部分,主要还是对领导工作特别是对领导决策及其贯彻有关的部分。如党政领导机关的政务(党务)信息,社情民意方面的思想动态信息,与人民生活相关的金融、经济信息等,通常是围绕全局与中心工作去收集处理的。某些社会信息,当其与全局与中心关系不大时,则是可收集可不收集的,收集了也多半会在加工过程中被淘汰。例如一般的体育信息,是新闻报刊的好信息,却不一定是党政领导机关所急需的对路信息;还有某些社会信息,只对有关部门有价值。这又是由领导工作的职能性质所决定的,领导的作用是“出主意,想办法”,是正确决策与推动决策的实施贯彻,而不是做具体工作。研究与使用“秘书信息”这一概念,以取代无所不包的广义的概念,将有助于明确限定秘书信息工作的范围与重点,加深秘书信息工作的深度,更好地围绕“三服务”的方针,做那一世范文网部门的信息工作。据1993年了解,全国党政企领导机构约有近150万人从事专职信息工作,这个数字还将继续增大,一个大城市领导机关一天接收的信息量,有时超过万条,特殊情况下还可以达到10万条,而经过层层筛选淘汰,精练加工以后,真正有用的不过百分之几,甚至千分之几,就这百分千分之几,最后也只能供很少的几位或十几位领导人参阅,并只对其中个别的有关主管领导人发挥着决策参考作用。也就是说,秘书信息工作近十余年来发挥了很大作用,已成为各级领导了解情况的主渠道,制定决策的重要参考,这是一面;但大量的信息资源由于重复、过时、不对路等等原因而很少人阅读,更很少人利用,而被浪费掉,这也是事实。如果我们对秘书信息的内容范围更明确一点,使用“秘书信息”一词来取代无所不包的“信息”一词,就可以避免上述弊病,取得更好的信息效果。

秘书信息工作是一种智谋性助手工作,其中包含着收集、加工、传输、贮藏、反馈、开发增殖(再利用)等环节,充分反映了智谋性助手作用,特别是信息加工工作,包括信息的筛选淘汰、统一口径(如度量衡)、分类、综合分析,然后才能编写成文,提供给读者。这里要注意,秘书不是信息源,决不可去“制造”信息。领导人的信息来源,也不应全求之于秘书,还应通过自己学习、阅读、开会、调查研究、接触群众与专家等多种渠道去掌握第一手信息,秘书部门以外的各业务部门,也会向领导人提供它们的信息。只有广开渠道,多听多看,才能做到眼界开阔,兼听则明。中央指出:“及时、准确、全面地提供信息是信息工作的基本原则,也是党委对信息的基本要求。”(《中共中央办公厅关于进一步加强信息工作的意见》)全面指的是坚持两点论,有喜报喜,有忧报忧。遵照中央提出的原则和要求,秘书部门就一定能做好信息工作,起到领导的智谋助手的作用。