机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定

规章制度范文 发布时间:2012/10/22

机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定


第一条 为便于各级党政机关人民团体(以下统称机关)正确界定

文件材料归档范围,准确划分档案保管期限,使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况,维护其历史面貌,又便于保管和利用,根据〈〈中华人民共和国档案法〉〉、〈〈中华人民共和国档案法实施办法〉〉,制定本规定。

第二条 本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形

成的各种门类和载体的历史记录。

第三条 机关文件材料归档范围是:

(一) 反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的,对本机关

工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料;

(二) 机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等

方面具有凭证价值的文件材料;

(三) 本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材

料;下级机关报送的重要文件材料;

(四) 其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

第四条 机关文件材料不归档范围是:

(一) 上级机关的文件材料中,普发性不需本机关办理的文件

材料,任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料;供工作参考的抄件等;

(二) 本机关文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务

性、临时性文件,一般性文件的历次修改稿、各次校对稿,无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性人民来信、电话记录,机关内部互相抄送的文件材料 ,本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关的文件材料,有关工作参考的文件材料;

(三) 同级机关的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不

需办理的抄送文件材料;

(四) 下级机关的文件材料中,供参阅的简报、情况反映,抄

报或越级抄报的文件材料。

第五条 凡属机关归档范围的文件材料,必须按有关规定向本机关负

责档案工作的部门移交,实行集中统一管理,任何个人不得据为己有或拒绝归档。

第六条 机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分

为30年、。

第七条 永久保管的文书档案主要包括:

(一) 本机关制定的法规政策性文件材料;

(二) 本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件

材料;

(三) 本机关职能活动中形成的重要业务文件材料;

(四) 本机关重要问题的请示与上级机关的批复、批示,重要

的报告、总结、综合统计报表等;

(五) 本机关机构演变、人事任免等文件材料;

(六) 本机关房屋买卖、土地征用,重要的合同协议、资产登

记等凭证性文件材料;

(七) 上级机关制发的属于本机关主管业务重要文件材料;

(八) 同级机关、下级机关关于重要业务的来函、请示与本机

关的复函、批复等文件材料;

第八条 定期保管的文书档案主要包括:

(一) 本机关职能活动中形成的一般性业务文件;

(二) 本机关召开会议、举办活动等形成的一般文件材料;

(三) 本机关人事管理工作形成的一般性文件材料;

(四) 本机关一般性事务管理文件材料;

(五) 本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批

示、一般性工作报告、总结、统计报表等;

(六) 上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材

料;

(七) 上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯

彻执行的文件材料;

(八) 同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示

与本机关的复函、批复等到文件材料;

(九) 下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重

要专题报告等文件材料。

第九条 机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范

围和档案保管期限,按有关规定执行。

第十条 机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应的

归档。

机关应归档纸文件材料中,有文件发文稿纸、文件处理单的,应与文件正本、定稿一并归档。

第十一条 机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主

办机关归档,其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。

第十二条 各机关应根据本规定,结合本机关职能和各部门工作实

际,编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表,经同级档案行政管理部门审查同意后执行。

有垂直领导关系的中央、国家机关应根据本规定,结合本系统工作实际,编制本系统的文件材料归档范围和文书保管期限表,并经国家档案局同意后执行。

第十三条 在编制本机关或本系统文件材料归档范围和文书档案保

管期限表时,应全面分析和鉴别本机关或本系统文件材料的现实作用和历史作用,准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。

第十四条 本规定适用于各级党政机关和人民团体。军队系统、民

主党派、企事业单位可参照执行。

第十五条 本规定自颁布之日施行,1987年颁发的《国家档案局关

于档案保管期限的规定》和《机关文件材料归档和不归档的范围》同时废止。

附件:《文书档案保管期限表》

附件:

文书档案保管期限表

1 本级党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议、工会、共青团、妇联代表大会的文件材料

1.1 请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、讨论通过文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录等文件材料

永久

⒈2 大会发言、人大代表建议和意见、人大议案及答复、政协委员提案及办理结果,简报,快报 永久

⒈3 重要的贺信、贺电、筹备工作、选举过程中形成的文件、小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等文件材料 30年

⒈4 讨论未通过的文件材料

2 本级党委、人民代表大会、政治协商会议、纪律检查委员会、共青团、工会、妇联的常委会、执委会、主席团、全体委员会会议、政府常委会、办公会议的文件材料

⒉1 公报、决议、决定、记录、纪要、议程、领导人讲话、讨论通过的文件、参加人员名单 永久

⒉2 讨论未通过的文件

3 本机关党组(或实行党委制的党委)会议和行政办公会的纪要、会议记录 永久

4 本机关召开工作会议、专题会议的文件材料

⒋1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要 永久

⒋2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 30年

5 机关联合召开会议的文件材料

⒌1 本机关为主办的文件材料

⒌⒈1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要 永久

⒌⒈2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 30年

⒌2 本机关协办的

⒌⒉1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本 30年

⒌⒉2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报复制件或副本 30年

6 本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会的文件材料

⒍1 请示、批复、申办和筹办组委会主要活动安排、议程、名单、主报告、(原文及译文)、辅助报告(原文及译文)、上级领导人贺辞、题词、讲话、会徽设计 永久

⒍2 代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道 30年

⒍3 委员会、分会会议和学术会的讨论记录、会议代表登记表、接待安排

7 上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件材料

⒎1 重要的 永久

⒎2 一般的 30年

⒎3 本地区、本机关的工作汇报材料 30年

8 本机关业务文件材料

⒏1 本机关制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件,中长期规划、纲要等文件材料 永久

⒏2 本机关的请示和上级机关的批复、批示

⒏⒉1 重要业务问题的 永久

⒏⒉2 一般业务问题的 30年

⒏3 同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料

⒏⒊1 重要业务问题的 永久

⒏⒊2 一般业务问题的 30年

⒏4 本机关代上级机关起草并采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿 30年

⒏5 机关联合行文的文件材料

⒏⒌1 本机关为主办的

⒏⒌⒈1 重要业务问题的 永久

⒏⒌⒈2 一般业务问题的 30年

⒏⒌2 本机关为协办的

⒏⒌⒉1 重要业务问题的 30年

⒏⒌⒉2 一般业务问题的

⒏6 本机关编辑、编写的文件材料

⒏⒍1 大纪事、组织沿革等 永久

⒏⒍2 简报、情况反映、工作信息等

⒏7 行政管理、执法活动中形成的文件材料

⒏⒎1 行政管理工作制度、程序、规定等文件材料 永久

⒏⒎2 执法检查情况汇总、通报,整改通知等 永久

⒏⒎3 行政管理中形成的审批、审查、核准等文件材料

⒏⒎⒊1 固定资产投资、科技计划等项目的审批(核准)管理、验收(评估)等文件材料 永久

⒏⒎⒊2 不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料 永久

⒏⒎⒊3 20年(含)以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料 永久

⒏⒎⒊4 20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料 30年

⒏⒎4 行政管理中形成的备案文件材料

⒏⒎5 行政处罚、处分、复议、国家赔偿等形成的文件材料

⒏⒎⒌1 重要的 永久

⒏⒎⒌2 一般的 30年

⒏8 计划、总结、统计、调研等方面的文件材料

⒏⒏1 年度和年度以上的计划、总结、统计材料 永久

⒏⒏2 年度以下的计划、总结、统计材料

⒏⒏3 重要职能活动的总结、重要专题的调研材料 永久

⒏⒏4 一般活动的总结、一般问题的调研材料

⒏9 出国或出境访问考察、参加国际会议、接待来访等外事活动形成的文件材料

⒏⒐1 发表的公报、签订的协议、协定、备忘录、重要的会议记录、纪要等 永久

⒏⒐2 出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记录 30年

9 本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、**工作文件材料

⒐1 机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料 永久

⒐2 人事工作制度、规定 、办法等文件 30年

⒐3 人事任免文件 永久

⒐4 先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料

⒐⒋1 受县级(含)以上表彰、奖励的 永久

⒐⒋2 受县级以下表彰、奖励的 30年

⒐5 对本机关有关人员的处分材料

⒐⒌1 受到警告(不含)以上的处分的 永久

⒐⒌2 受到警告处分的 30年

⒐6 职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料 永久

⒐7 人事考核、职称评审工作文件材料 永久

⒐8 职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根

永久

⒐9 职工名册 永久⒐10 党、团、工会工作活动中形成的文件材料

⒐⒑1 工作报告、总结、换届选举结果 永久

⒐⒑2 重要专项活动的报告、总结等 永久

⒐⒑3 党团员、工会会员名册、批准加入党团、工会组织的文件材料 永久

⒐⒑4 情况反映、工作简报

⒐11 纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料

⒐⒒1 重要的 永久

⒐⒒2 一般的 30年

⒐12 保卫