海南省档案信息化建设构想

海南省档案信息化建设构想第3页

的档案信息化建设标准规范；省档案局结合全省的档案信息化建设，制定和完善海南省地方性标准规范和实施办法。在今后几年，要根据《电子文件归档与管理规范》，优先制订本地区电子文件归档及档案信息采集、交换、整合和安全管理等方面的技术标准，建立档案信息化标准体系。
“十一五”期间，急需制定的海南省档案信息化建设的地方标准有：
⑴《电子文件归档与管理细则》（地方标准）
⑵《各类档案数据库结构标准》（地方标准）
⑶《档案数据交换格式》（地方标准）
⑷《网站资源归档与管理规范》（地方标准）
⑸《纸质档案数字化技术规范》（地方标准）
⑹《照片档案数字化技术规范》（地方标准）
⑺《录音档案数字化技术规范》（地方标准）
⑻《录像档案数字化技术规范》（地方标准）
⑼《数字档案馆设计与建设规范》（行业标准）
⑽《档案管理网络安全标准》（行业标准）
⑾《档案文件开放控制办法》（行业标准）
⑿《数字化声像档案著录规则》（行业标准）
⒀《多媒体信息采集操作规程》（行业标准）
五、全省档案信息化建设的保障措施
在信息化时代，档案信息将日益成为经济与社会发展不可缺少的重要组成部分，尽管拥有越来越现代化的手段，所处的技术环境也发生了巨大的变化，但面临的仍将是艰苦的工作，如档案信息资源的组织、整理、加工与建库等，在网络化、一体化过程中，还将会涉及资金、保密和知识产权保护、标准化、数据安全等问题。因此，实现档案信息化需要强有力的保障措施。
㈠加大档案信息化建设的宣传力度。通过多种渠道，提高社会档案意识和档案工作者的信息化意识，正视信息化给档案工作带来的挑战和压力，加深对“实施信息化带动策略”的理解。各级档案局（馆）要把档案信息化建设作为档案业务工作的一项重要内容来抓，融于业务监督指导、目标管理、执法检查等活动之中。
㈡纳入发展规划，提供经费保障。各级档案部门应围绕“三网一库一站”和电子文件管理申报项目，积极争取将档案信息化纳入本地区、本部门、本单位信息化建设总格局。档案信息化要纳入档案事业发展总体规划，争取财政投入并保持适当增长比例。
1．要根据国民经济增长幅度，加大对档案信息化建设资金的投入力度，以缓解档案信息化建设资金不足、供需矛盾突出的问题。
2．认真做好档案信息化建设的立项工作，财政部门要给予必要的支持，将档案信息化建设所需经费纳入本级财政经费预算。
3．加强对档案信息化建设资金的统筹合理使用，引入信息化工程监理机制，加强相关项目的前期研究和可行性论证。
㈢加强档案信息安全保障体系建设。
各级档案部门在加强档案信息化建设的同时，应把档案信息安全放在突出位置，确保管理系统和数据的安全、可靠，防止档案信息失密、泄密和丢失。
⒈全省各级档案部门要严格遵守《中华人民共和国档案法》、《计算机信息系统保密管理暂行规定》等相关法规，逐步完善档案信息安全管理体制，落实信息安全责任制度，制订完善的信息安全应急预案，加强对系统管理员、信息安全员的培养、使用和考核，确保档案信息系统安全。
⒉分类采取必要的安全防范措施，加强对计算机、网络硬件设备和软件系统的管理。抓紧构建省馆局域网络安全保障系统，在内要确保完成省馆局域网络防火墙建设，使之成为全省档案部门信息安全保障体系建设的示范工程。
⒊加强数据库管理，采取脱机备份等有效措施，确保数据安全。
⒋加强档案网上利用的身份认证和密钥管理，确保档案信息网络传输和利用的安全。所有上网信息的发布都必须按规定程序和要求进行审查。
⒌开展信息安全和信息法制教育，提高全员的信息安全意识，防范、打击计算机与网络犯罪。
㈣优化专业结构，抓好队伍建设。
档案工作向前发展的趋势，对档案工作人员的专业结构提出了新要求，即一方面需要大量的信息处理人员，信息分析与研究人员，数据库生产与维护人员，计算机软件、硬件人才，网络环境创建与运行维护人员，信息服务人员等；另一方面，信息技术的突飞猛进带动了整个社会和技术的进步，使档案工作中的新问题、新技术层出不穷，因而对档案工作人员自身知识的补充与更新的提出了更高的要求。档案工作现代化不仅取决于工作人员原有的知识与水平，更大程度上取决于他们的知识的补充和更新的速度。面对人员需求上的这一变化：一是档案人员必须不断更新知识结构才能适应形势的发展，对在职人员可进行在职培训或出去深造等各种形式的再教育，特别是各级档案局（馆）的领导和业务骨干必须接受有关计算机、网络技术、数字化技术、信息管理、现代管理技术等知识的培训，以适应新技术发展的需要。其次，单一的人员结构已不能满足档案工作现代化的需要，档案管理不仅需要档案专业人员，同时还需要信息技术、计算机、数据库、网络技术等方面的专业人员。因此，应注意引进这些方面的人才，优化人员结构，建立复合型多层次的专业队伍，以适应档案工作现代化的需要。各市、县档案局（馆）在近年内，要至少配备一名具有专科以上学历的计算机专业人才，并对他们进行档案专业知识培训，使之成为档案、计算机复合型人才。
㈤加强与档案信息化相关的政策法规标准体系的建设。
档案信息化的应用和发展离不开政策法规标准体系的支持，要逐步研究和完善发展相关政策法规标准，如信息技术人才政策、行业信息应用软件开发和技术服务等方面的政策标准。
随着我国社会主义法制逐步健全，信息化建设必将在政策法规的框架下进行，因此要深入学习研究电子政务、电子商务、信息交换、政务公开、信息资源保护、企业信息化、信息产业、信息安全保密、知识信息产权、信息市场管理、信息产品价格政策等方面的法律、法规。在学习研究国家有关政策法律、法规的基础上，研究建立我省档案信息化发展的政策法律、法规体系，形成推动我省档案信息化工作的法制环境的保障体系。
加强档案信息化发展软科学课题研究，提高信息化建设决策水平。发挥有关学会、协会、机关、团体的作用，请一批专家、顾问和有专长、有经验的科技人员深入研究档案信息化发展的思路、模式、体制、机制和法制，以及系统安全等方面的问题。
㈥加强对档案信息化建设领导、指导、检查与督促。
加强档案信息化建设是当前和今后一个时期档案部门的重点工作，各级档案部门要充分认识档案信息化建设在电子政务建设中的地位和作用，自觉把档案部门的信息化工作与党委、政府的办公自动化结合起来。积极争取领导的重视和信息部门的支持。各地领导和信息部门要把档案的信息化工作作为政务信息化建设的重要组成部分，加强领导、统一规划，稳步推进电子政务建设与档案信息化建设的协调发展。
各级档案局(馆)要建立信息化建设领导机构或明确分管领导，落实专门机构或专人负责档案信息化建设工作。加强与各单位的信息交流与沟通，及时了解各单位档案数字化和电子文件归档情况，做到心中有数，做好分类指导。同时，要将档案信息化建设纳入到档案执法检查、档案年检、档案工作评估、档案目标管理的考核内容中去，经常进行评估与检查。