论现代秘书应该具备怎样的素质

综合论文范文 发布时间:2010/10/28

论现代秘书应该具备怎样的素质

现代秘书应该具备怎样的素质
秘书人员应该具备什么样的素质?这是一个包含着许多深层次内容的问题。秘书是专门从事办公室程序工作、协助领导处理政务及日常事务,并为领导决策及其实施提供服务的人员。其活动的主要对象是领导者,根本职能是辅助管理,基本功做方式是处理信息和事务,由于这一工作的重要性,对从业人员也提出了较高的素质要求。尤其在深化改革、扩大开放、推进社会主义现代化事业的新时期,更需要一支政治强、业务精、作风好、纪律严明的秘书队伍。可以说,秘书素质的好坏是造就高素质秘书队伍,推动秘书事业健康发展,保证各项工作正常运转的关键。因此,研究秘书素质问题有着重要的现实意义。
一、素质及其对秘书工作的作用
素质,是指一个人在政治、思想、作风、道德品质和知识、技能等方面,经过长期锻炼、学习所达到的一定水平。它是人的一种较为稳定的属性,能对人的各种行为起到长期的、持续的影响甚至决定作用。

秘书作为领导身边的参谋、助手,工作的特殊性决定了必须具有较高的素质。首先,高素质是秘书辅助领导贯彻执行好党的路线、方针、政策的可靠保证;其次,高素质是提高秘书部门工作质量和工作效率的重要依托;第三,高素质是建立一支符合时代要求的优秀秘书队伍的需要。秘书人员贴近领导,直接为领导的[本文转载自那一世范文网-http://nayishi.com找文章,到那一世范文网]工作服务,必须有较高的思想水平和政策水平,过硬的专业能力,高速的办公效率,既能深刻领会党的路线、方针、政策,又能熟悉和掌握本地、本部门的情况,把“上情”与“下情”有机地结合起来,运用现代化办公手段,创造性地开展工作,做好综合服务,才能适应时代要求,充分发挥秘书职能,做好秘书工作。

二、秘书从业人员的基本素质

(一)优良的思想政治素质

、坚定的政治立场和政治态度。能否坚持正确的政治立场,对于秘书人员来说是十分重要的。尤其是在国际形势纷繁复杂,国内改革逐步深化的今天,秘书人员必须站在党和人民的立场来想问题、办事情。不管在任何情况下,都要在政治上、思想上、行动上与党中央保持高度一致,自觉地贯彻落实党的路线、方针、政策。

、较强的政治识别能力。秘书工作有较强的政治性,具备较强的政治鉴别力有利于秘书人员毫不动摇地坚持党的路线、方针、政策,按党的要求做好各项工作;有利于在工作中分清是非,奉公守法;有利于正确对待改革开放中的新情况、新问题,并正确地研究和解决。

、较高的遵守纪律的自觉性。纪律具有十分重要的意义,正是依靠铁的纪律,我们的党才能和人民群众万众一心,取得改革、发展、稳定的大好局面,取得政治、经济和社会的全面发展。纪律是我们事业成功的重要保证。就秘书人员而言,纪律是推动一切工作正常运转的根本。由于秘书人员贴近领导,辅助领导工作,所以必须高度自觉的严格要求和约束自己,把自己置于组织合群中的监督之下。

(二)良好的职业道德

职业道德是人们从事具体职业活动所应遵守的行为规范,是道德在各行各业的具体表现,充分反映了社会对各行各业的根本要求。各行各业都有自己特定的道德规范,秘书工作也是如此:

、热爱祖国,为人忠诚。这既是每个中华人民共和国公民最基本的人生准则和道德规范,也是秘书人员最基本的行为准则。忠于职守,即使忠于党,忠于国家和人民利益的具体表现,也是要为本单位、本机关努力做好工作的要求,这两个方面从根本上是统一的,秘书人员要把他们结合起来。

、工作积极,求真务实。服务领导是秘书工作的基本职能。市场经济瞬息万变,令人难以把握,秘书人员要强化主动服务,及时把握经济运行和社会发展变化情况。一要认真为领导决策服好务,做到知情早、晓事快、见事深、谋事准,坚持换位思考,多角度、全方位看问题;二要认真为基层群众服务,转变作风,走出机关,深入基层,听取呼声,做到下情上达,上情下传,互相沟通;三要讲求效率,求真务实。工作要雷厉风行、讲求时效,这种工作作风是我们党一直都在提倡的优良传统。

、与人为善,团结友善。秘书工作头绪极多,同上下左右发生联系,涉及面广,往往需要多方面合作共同完成。因此,秘书人员要有团结合作的精神,与各个方面人员搞好团结,到相互配合,步调一致。

、谦虚谨慎,平等待人。秘书人员接触机要,接近领导,在人们心目中是领导机关和领导的代言人。他们的言行、道德修养、工作作风往往对群众影响很大。因此,秘书的一言一行、一举一动都要从维护领导机关的威信出发,摆正自己的位置,为领导当好参谋。

(三)扎实的业务素质

业务素质是能力的标志,也是其他素质的一种反映,又是各类素质综合发挥作用的重要条件。对于秘书人员来讲,业务素质主要包括以下几方面:

、认识事物的能力。

这种能力是指人们在时间经验基础上,对客观事物的本质和规律能够正确地了解和把握。秘书人员工作综合性强,接触面宽,经常会遇到各种事物和问题,如何去认识和解决需要较强的认识和识别能力。具体讲,需要培养以下几种能力:

观察感知能力。观察的客观性和观察的敏锐性,准确地掌握住观察的目的、对象与重点、并及时将观察加以升华,形成合乎实际的理性认识,对秘书人员十分重要。秘书只有具备较强的观察感知能力,时时、事事、处处做有心人,善于观察,善于发现容易忽略的“死角”,扑捉政治经济生活中一切有价值的信息,才能变被动服务为主动服务。

辨别是非能力。秘书人员工作于领导身边,又介于领导和群众之间,在提供信息、综合协调、接待来访、洽谈工作、解决问题等方面,必须明辨是非,处理得当。所谓辨别是非能力就是用辨证唯物主义认识论来观察分析事物,把握事物的本质,从而作出正确的判断。这种能力由秘书本身的政策水平、思维能力以及综合知识、社会阅历等因素决定。

分析综合能力。分析综合,就是要善于透过现象看本质,从个别的事物中找出他们的内在联系和规律性。秘书人员能否较好地发挥参谋助手的作用,很大程度上取决与分析综合能力的强弱。因此,秘书要自觉以科学的理论来指导自己的工作,提高思维能力,善于从多种思路、多种方法来探求同一种事物,尽量做到举一反三,触类旁通。

随机应变能力。秘书承担大量事物性工作,常会出现一些意想不到的情况,这就要求秘书人员要有遇事不慌、处事冷静的应变能力,处理问题既要符合原则,又要机动灵活。

、语言文字运用能力

语言文字运用能力包括口头表达能力和文字表达能力。秘书部门是上下左右工作联系的枢纽,信息交汇的中心,使秘书与语言文字结下了不解之缘,秘书必须具备全面而熟练的语言文字运用能力。主要包括以下方面:

阅读能力。秘书人员要经常处理大量的文字材料,因此必须善于阅读。一是要回精读,如对重要文件或经典著作逐句逐字研究,从字里行间领会其微言大义;二是要能够快读和泛读,如善于大致浏览,领会精神实质,提炼浓缩,摘要主旨。

视听能力。就是要听话并理解别人的话。秘书人员要善于耐心倾听和正确理解别人的发言,并用清晰简明精练的语言加以复述。

言谈能力。语言能力是秘书的基本功之一。秘书人员语言能力的基本要求是:鲜明准确,简练明晰,口吃清楚,语速适中,措辞得体,切合身份。

写作能力。文字表达能力是文秘人员非常重要的基本功。秘书从事各种应用文的写作,要求熟练掌握各种应用文体的写作要领和技巧,迅速准确地撰写出观点正确、内容充实、结构严禁、表达流畅、格式规范、文笔精练的各类应用文。

技能操作能力。科技的发展和办公自动化的普及对秘书提出更高的要求。它要求秘书人员必须掌握运用现代化先进办公设备的能力。主要包括熟悉计算机操作技术、复印技术、打字技术、录音技术、摄影摄像技术、微缩技术等现代办公手段能够熟练掌握现代办公设备的使用方法。

、组织协调社交能力。

主要包括管理能力、协调能力、社交能力和办事能力。

管理能力。秘书要为领导出主意、当参谋、搞好工作服务,就要具有较强的管理能力。秘书要充分利用自己接触全面工作机会较多的有利条件,自觉锻炼自己立足全局、综合分析的能力。判断秘书人员管理能力的强弱,在于看他是否能够满足领导工作的客观需要,在对领导交办的事情的处理上,是否能够灵活、果断、雷厉风行、协调得力。

协调能力。搞好协调是秘书部门的一项经常性工作。秘书人员的协调能力是指在领导的交办下,积极主动地沟通信息,调节关系,统一步调,促进机关工作灵活运行,提高工作效率。一是对上协调,树立全局意识。要站得高,看得远,想得深。二是横向协调,树立商量意识。凡是由秘书部门主办的事情,在酝酿、处理、决策之前,都要注意及时与有关部门协商沟通。三是对下协调,要树立服务意识。在协调中要谦虚谨慎,摆正位置,搞好服务,出好主意。

社交能力。现代秘书人员经常跟随领导参加一些社会活动或外出联系工作。因而应具有较强的社会活动能力,善于待人接物,真正成为承上启下、协调左右、联系内外的行家。提高这种素质,需要秘书人员不断锻炼自己的社交能力,掌握公关的技能,谙熟人际交往的知识。

办事能力。秘书人员要埋头苦干、忠诚老实,但绝不是要机械被动。秘书人员所从事的管理事务,都要有秘书人员独立思考,独立完成。秘书虽不必是“专才”,但一定是能文能武、遇事不慌,繁简巨细都能应付的“通才”,具有独立办事能力和组织管理能力。

(四)健康的心理素质

秘书的心理素质是决定秘书活动和行为好坏的一个重要因素。秘书工作的职业特点决定了秘书人员必须具备多方面的心理素质。秘书心理素质的好坏,集中表现在秘书的角色意识上,角色意识对于秘书的工作具有指导意义。秘书的角色意识是指秘书个体在社会实践中发展起来的,通过思维、语言为核心的心理活动,对所从事的职业的认识和评价。秘书必须具备如下五个角色意识:

、辅弼意识

辅弼意识主要是指秘书人员应该认识到对领导的辅弼功能,自觉地、心甘情愿地当好领导的参谋助手,演好领导的配角。秘书活动无论从工作方法还是工作内容看,都表现出辅弼管理的特性。秘书人员只有具备了辅弼意识,才能在领导的管理决策过程中,沿着领导工作的方向和目标