常用公文书写技巧要求应对
常用公文书写技巧要求应对
一、请示的写作要求
(一)概念与分类
请示“适用于向上级机关请求指示、批准的事项”。请示正文一般分为三个部分:①请示的理由。这部分十分重要,它是请示的依据和出发点,是能否得到满意批复的关键,一定要充分说明理由。②请示的具体事项及要求。这部分有什么就写什么,要明确、具体。③结语。一般用“妥否,请批示”等语。
(二)写作要求
1、请示的理由要充分有力,请示的事项和要求要明确。对请示事项的理由要实事求是,具有说服力,不能虚报。注意行文语言,选用词语要谦敬、分寸得当,一般不用请马上、请立即等词语。
2、请示要一文一事。切忌在一篇请示中同时请示若干个不同性质、不同类别的问题,如在一个请示件中罗列了很多不相关的请示内容,请示的事项无法分清主次缓急,上级机关无从审批或因请示中某一件事不能解决,使得整个请示搁置下来,影响请示事项的及时批复。
3、切忌多头主送。请示要根据机关隶属关系向上级主管机关或主管部门行文,一般只报一个主送机关。如多头主送,容易造成责任不明,互相推诱,或领导机关的批复不一致。如县(市)妇联向省妇联写请示,同时也让设区市妇联知悉,则可用抄报的形式。请示不能送领导个人,不抄送下级机关。
4、请示和报告的内容不能混淆。请示与报告是两个不同的文种,请示适用于向上级机关请求指示、批准;报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问。
(三)请示与报告的区别
请示与报告的相同之处在于它们都是上行文。其区别是:
(1)行文目的不同。请示需要上级对下级有明确的批复;报告则是下情上达,上级领导机关只作为阅知件,不作答复。
(2)行文时间不同。请示必须事前行文,不允许先斩后奏;报告可根据实际情况随时行文。
(3)行文内容不同。请示主要写带有迫切需要上级批示的事项;报告只是汇报事项。请示中可以有报告事项,但报告中不可夹带有请示事项。在行文过程中请示与报告这两个文种混用和不分的情况经常发生。有的该用请示用了报告,有的报告中夹带请示事项,有的请示件标题用“关于的请示报告”,这都是极不规范的。
二、报告的写作要求
(一)概念与分类
报告“适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。”报告一般分为三部分:一是报告的原由,即为什么写报告;二是报告的事项,用“现将报告如下：”之类的转接语引出报告的事实和问题,这部分要突出重点,做到点面结合;三是结束语,可根据报告内容的不同写明特此报告、专此报告等。报告分为综合报告、专题报告(情况报告)、随文报告、答复报告和建议报告。
(1)综合报告。是下级机关为了使上级机关全面了解下级机关各方面情况,便于上级机关掌握全局,指导工作而写的公文。综合报告的主要特点是:汇报的情况和反映的问题比较全面,一般和工作总结结合起来。综合报告的正文,一般包括报告起因和报告内容两部分。报告起因即说明为什么要写报告,报告起因一定要集中、概括、简要直陈。有时就是几句话,报告起因与报告内容之间的承上启下用语,往往用“现将情况报告如下”。报告内容,是报告正文的主体,一般要写明完成任务、进行工作、处理事情的依据、过程、措施以及结果、成效与存在的问题,今后的打算与安排。报告正文的结尾用语一般用“特此报告”表述。
(2)专题报告(情况报告)。是为了向上级着重汇报某项工作和某个问题,以使上级了解情况,做出指示而写的公文。专题报告的显著特点是,报告的内容专一。专题报告可分为:反映某项工作及其存在问题,并提出解决问题意见的专题报告;为总结某项工作而形成的经验性的专题报告;为研究和解决某一问题或工作而召开会议所形成的会议专题报告;工作中有了错误,需要向上级机关检讨所形成的检讨性专题报告;对某一事情或某种情况进行周密的调查,在分析研究基础上形成的调查,专题报告。各种专题报告的格式大体一致。正文内容,由于专题报告种类不同,在写法上有所差异。一般说来,专题报告的正文大体包括三部分:一是工作开展情况,二是存在问题及其原因,三是解决问题的意见和办法。正文开头一般先详细叙述新情况产生的缘由、情况和问题等作为“依据”,然后用“为了”等句式点名主题,再用“现如下”句作为过渡语,转入分旨部分,提出解决问题的具体措施。
(3)随文报告。是指报送文件或物件时随件附文。它的范围比较明确,写法也较简单,一般只对报送的文件、物件作简要说明。
(4)答复报告。是被动回答上级询问的一种随机性呈报,正文开头一般先引用上级来文(或领导批示要求、函电)作为“依据”,然后用“现将报告如下。”一句点明“意图主旨”兼作过渡语,转入分旨部分的详细叙述。答复报告结尾处常用“以上报告如有不妥,请指示”做结语。
(5)建议报告。是主动向上级提出建议要求批转的一种祈使性上行文,一旦被批转后,便可作为下行文下发。正文开头应先逐一说明本建议的“事实依据”、“理论依据”、“目的主旨”和“意图主旨”等,然后用“具体建议如下”一句过渡语转入用“一、二、三”序号列项,或用小标题分列的分旨要素。建议报告的结束语常用“以上报告(建议)如无不妥,请批转各地各部门执行”。
(二)写作要求
1、重点突出,中心明确,详略得当,即使是综合报告,也要重点突出几个问题,对其他问题简略带过。
2、要有分析,不能只罗列现象,要着力揭示问题的实质,分析发展趋势。
3、要注意反映新情况、新问题即报告的内容要有新意,要注意时效性。
4、内容要真实可靠,实事求是,要一分为二,报喜也要报忧,讲成绩也要找出差距和不足。
5、注意一文一事,不要夹带请示事项,简明扼要,文字精炼。
三、通知的写作要求
通知“适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。”通知按内容性质和写作方法不同可分为:①用于颁布行政法规的公布性通知,②用于批转下级机关来文的批转性通知,③用于转发上级机关、同级机关和不相隶属机关来文的转发性通知,④用于对下级机关发布指示的批示性通知⑤告知一般事项的一般性通知,⑥会议通知。其内容构成一般由“原由”和“具体事项”组成。“原由”要讲清目的；“具体事项”的内容要直截了当明确具体,有的很简短,另起一段写明所要求的事项即可。
通知的适用范围广泛使用频率高灵活及时不受单位级别限制,无论机关、学校、企业、部队、群众团体都可以使用。同时,它行文简便、写法灵活、种类多样,写作方式可以不拘一格,长篇、短篇、大事、小事都可以根据需要制发通知。
四、总结的写作要求
总结是对前一阶段社会实践活动进行全面回顾、检查、分析、评判,从理论认识的高度概括经验教训,并从中归纳出某些规律性的东西,以明确努力方向,促进和指导今后工作的一种公文。
(一)分类和作用
1、总结的分类。依据不同的划分标准,总结可以分为若干类。(1)按内容可分为综合性总结(全面总结)和专题性总结(经验总结)。(2)按性质可分为工作总结、教学总结、学习总结等。(3)按时间可分为月份总结、季度总结、年度总结等。
2、总结的作用。总结是工作中常用的一种公文,其作用具体如下:1、总结是推动工作前进的重要环节。任何一项工作,不论是个人或群体去进行,都需要多次反复操作、辛勤劳动才能完成。每一次具体实践,都有成绩与失误、经验与教训。及时总结,就会及时取得经验教训,提高认识和工作技能。不断总结,那么人们对客观事物的认识也就越来越深刻,知识越来越广,智慧越来越高,所进行的事业通过总结才会不断发展、前进。2、总结是寻找工作规律的重要手段。任何一种事物,都存在着内在联系、外部制约,都有它自身的发展、运动规律。遵循这些规律办事就能顺利达到预期的目的,否则就会受到违背规律的惩罚而招致失败。而要找寻、发现客观规律,就需要总结。
3、总结是培养、提高工作能力的重要途径。一个人的工作能力是指这个人能否承担某项工作气执行某项任务的能力。具体表现有两个方面:一是专业知识水平,二是解决、处理实际工作中所遇问题的能力。在实践中,二者常常是揉合在一起的,相得益彰。运用所学到的知识,处理实际工作中的问题,并不断总结经验的过程,就是工作能力不断提高的过程。因此,总结是提高工作能力的重要手段。
4、总结是团结群众,争取领导支持的好渠道。一项工作任务完成之后,必须进行总结。总结能全面深入地回顾、检查,对成绩与不足、成功与失败、经验与教训,实事求是地做出正确评价,使大家认识统一。这样的总结群众心服口服,把群众最大限度地团结起来。同时,通过总结把成绩、经验、问题和今后的努力方向等向领导汇报,能引起领导重视,争取领导的更大的支持和指导。那一世范文网
(二)格式与内容
总结包括标题、导语、正文和落款四部分。
1、标题。标题写法有两种:一种是类似公文式的标题,由“机关名称+时间+事由+文种”构成,例如(市妇联巾帽英雄创建工作总结);或由“时间十事由+文种”构成,例如(春蕾行动计划情况工作总结);由“事由十文种”构成等。另一种是新闻式标题,这种标题侧重在经验总结上,由引题、正题和副题构成,它要求切实有力地反映出总结的内容和特点。
2、导语。导语是总结的开头部分。一般是概述基本情况,包括交代总结所涉及的时间、地点、机关和背景;概述基本经验、点明中心思想、引用数据、主要成就或问题等。导语要求紧扣中心,简洁精练,有吸引力。
3、正文。正文是总结的主要内容,这一部分一般要写明以下几个问题:(1)工作情况。即进行了哪些工作采取了哪些措施、方法和步骤,有哪些效果,取得了什么成绩。(2)经验和体会。即工作中哪些做法是成功的,取得成绩的主客观因素是什么。这部分是总结的重点,在全文中占主导地位,写时要注意主次和详略,注意把感性认识上升到理性认识的高度。(3)问题和教训。即工作中遇到哪些问题,给工作带来哪些损失和影响。这部分着重分析问题、教训的存在以及产生的主客观原因。如果是着重反映问题的总结,则应把问题和教训当作重点来写。(4)今后的打算和努力方向。即针对工作中存在的问题,提出切实有效的改进措施,提出一些新的奋斗目标,以表示决心,展望前景,鼓舞斗志。
4、落款。总结的落款包括署名和日期。机关总结的署名,一般不放在落款处,而写在标题中或标题下。有的总结随文发送,所以总结上不署名。个