机关应用文写作（二）

机关应用文写作（二）第3页

紧急文件，应根据紧急程度，在文头或行文界线上或下方(左右都可)标明“急”、“特急”字样。

《国家行政机关公文处理办法》在公文格式一章还专门列了一条，即：“公文纸一般用十六开型(长260毫米、宽185毫米)左侧装订。‘布告’、‘公告’、‘通告’用纸大小，根据实际需要确定。”有的单位还规定，文件的定稿，要用毛笔、钢笔书写，不得用铅笔。这主要是为长期保存而定的。

以上讲的书面制作格式，是机关应用文都要使用的。此外，具体到每一种文体，又按其性质和任务，分为三种情况：有相对稳定的撰写格式的文体；无格式的文体；虽然没有固定的撰写格式，但某些部分有习惯性写法的文体。

有相对稳定的撰写格式的文体，主要有四种：

《法规》，标题应标出制定或发布法规的单位及法规的名称，有的标题只标法规名称，而把制定单位、批准部门和发布时间放在标题下面的括号内。正文的撰写顺序是：首先说明制定法规条例的依据、目的或背景，一般采取“总则”或“序言”的方式表达，也有作为第一条的；然后是法规的基本内容，可分章分条写出；最后说明生效日期、解释权限以及与其它法规条例的关系。这一部分有的以“附则”形式出现，有的作为最后一条。

《请示》，一般由六部分组成：标题，写法是“关于……的请示”。台头，写明上级机关或领导人的名称，如“党中央”、“某地委”、“某某委”等。请示原因，讲明请示的背景和依据。请示事项，即需要审批的问题。肯定性要求，一般用语是“以上无不当，请批准”，“是否妥当，请批示”等等。最后是请示单位(或请示人)的名称和成文时间，如需加印的还要加印。

《会议纪要》，如日常办公会议和大型会议的纪要，前者除标题外，应顺序列出会议时间、地点、主持人、参加人、会议内容、决议事项。后者则可根据情况，删去其中一项或几项。

《合同》，主要是，标题要标明合同性质，依次写立合同人、订立合同的目的、协议的条件、合同变更条件及双方遵守的原则、份数及保存者、立合同人签名盖章、签订日期。如有中间人也要列在立合同人后面，签名盖章。有附件的，要在最后写明附件名称及份数。

有习惯性写法的文体。比如《工作计划》，除标题外，开头是编写计划的目的意义，接着另起一段是方法步骤(包括措施、时间要求、组织领导等)，最后标明计划的制订者和制订日期。又如《工作总结》，先写基本情况，即概述工作背景和指导思想，再写成绩收获、缺点问题、经验体会，有的加一段下一步的奋斗目标。有些调查报告，也有一些习惯性写法。但这些都不是固定的，常常因人、因时、因内容而变更。

不同时代的机关应用文，有不同的格式。我国社会主义时期的机关应用文，格式总的说是相对稳定的，但也不是一成不变的，也有一个不断改进和完善的过程。我们应当在写作实践中，不断总结经验，不断创新，逐步形成社会主义的、中国式的、科学的格式。但已经形成的行之有效的格式，却不能任意改动。目前在机关应用文写作上的主要问题之一就是有些同志头脑中没有格式的概念，因此常常出现混乱，使文件漏洞百出，有的甚至丧失效用。经常出现的毛病有：(1)格式不完善。有的文件应写标题的没有写，应写密级的漏掉了。还有的文件无编号或无成文日期，或应签名盖章的却不签名盖章，结果失去法律效用等等。(2)次序颠倒。比如把发放范围写在文头部分，而密级则写在文尾部分。(3)张冠李戴。把《请示》的结尾“以上意见是否妥当，请批示”，写在《报告》上等等。

第一章如何掌握机关应用文写作的规律

第五节机关应用文的语言(上)

不同的文体，有不同的社会功能，也形成了不同的语言特色。机关应用文的语言究竟有什么特色呢?让我们先作个简单的比较。

机关应用文和别的文章一样，都离不开写人、写事。关于写人，《红楼梦》中的贾雨村是这样出场的：“葫芦庙内寄居的一个穷儒——姓贾名化、表字时飞、别号雨村的走来。这贾雨村原系湖州人氏，也是诗书仕宦之族，因他生于末世，父母祖宗根基已尽，人口衰丧，只剩得他一身一口，在家乡无益，因进京求取功名，再整基业。自前岁来此，又淹蹇住了，暂寄庙中安身，每日卖文作字为生，故士隐常与他交接。”而在一篇调查报告中，介绍一位工程师时，却用的另一种语体：“张，男，现年四十二岁，一九六二年清华大学机械系毕业，可阅读英、日外语专业资料，工作勤勤恳恳，积极努力。近年来，工厂的几项重大技术课题，都有他参与或是在他主持下攻克的，被公认为‘全厂一号技术尖子’。他从一九五七年起便申请入党，但因出身于地主家庭，哥哥曾被错划‘右派’，工厂一些领导认为，对他只能在技术上使用，不能在政治上重用。因此至今仍被关在党组织的大门之外”。

关于写事，《水浒》中有一段“鲁提辖拳打镇关西”，其中对鲁达的三拳是这样写的：“只一拳，正打在鼻子上，打得鲜血迸流，鼻子歪在半边，却便似开了个油酱铺：咸的、酸的、辣的，一发都滚出来。郑屠挣不起来，那把尖刀也丢在一边，口里只叫：‘打得好！’鲁达骂道：‘直娘贼！还敢应口！’提起拳头来就眼眶际眉梢只一拳，打得眼棱缝裂，乌珠迸出，也似开了个彩帛铺的：红的、黑的、绛的，都绽将出来……郑屠当不过，讨饶。鲁达喝道：‘咄！你是个破落户！若只和俺硬到底，洒家倒饶了你！你如今对俺讨饶，洒家偏不饶你！’又只—拳，太阳上正着，却似做了一个全堂水陆的道场：磬儿、钹儿、铙儿，一齐响。”而在陕甘宁边区高等法院刑事判决书中一段枪杀的叙述，却是另一个样子：“当时，黄克功即拔出手枪对刘威胁恫吓，刘亦不屈服，黄克功感情冲动，失去理智，不顾一切，遂下最后的毒手，竟以打敌人的枪弹对准青年革命分子的刘茜胁下开枪，刘倒地未死，尚呼求救，黄复对刘头部再加一枪，刘即毙命。”

从这两组文字的对比看，无论写人还是写事，语体的差别是显而易见的。从机关应用文的角度看，语言的使用主要有以下四个特点：

一是平实。机关应用文是为了解决实际问题而说服读者的，不是用形象化的描绘去感染读者。因此在阅读中，不包含欣赏的因素。这种特点的突出表现是：

实在。它不用烘托、渲染等手法，而是实实在在地写下去。同样写人，机关应用文和小说所使用的语言却大不相同。比如《红楼梦》写贾雨村，是先写总貌“穷儒”，再报姓名字号，然后讲出身、追求，最后写现状。用语是动静结合，动中写静，笔调曲折，有起有伏。调查报告写张，则是直接介绍姓名、性别、年龄、经历，平铺直叙，不转弯子。同样写事件，鲁达的三拳，拳拳描绘，层层深入，有意渲染，色彩斑斓，腾挪跌宕，十分感人。而判决书写枪杀，却是如实叙述，一丝不苟。

质朴。如实地表现事物的本来面目，不允许有类似“燕山雪花大如席”、“白发三千丈”之类的艺术夸张。妥贴的夸张，在诗歌中会成为名句，而在机关应用文中则会成为笑话。有些机关应用文的作者，为了追求生动性，常常在写作中搞一连串的修饰语、形象词，类似前些年简报上的什么“红彤彤”、“气昂昂”、“凯歌阵阵”等等，不仅文章显得虚泛、空洞，丧失说服力，而且形成一种装腔作势、娇柔造作的文风，十分要不得。

通俗。机关应用文的用词造句，都应当力求大众化，避免用生僻晦涩的字句。有些同志在机关应用文中常常喜欢使用一些半文半白的词语，如放着现成的“他”不用，而用“其”；放着现成的代词不用，要用“与之”。还有的用些半通不通的词句。如“他的变化很大，前后简直判若两个人”。把“判若两人”这个文言词组写成“判若两个人”，不仅很不和谐，而且成了笑话。还有的同志故作高雅，硬要在文件中搞一些文言虚语，好象《镜花缘》中淑士国里的酒保，“请教先生，酒要一壶呼?两壶呼?菜要一碟乎?两碟乎?”结果，也只能引人发笑。

二是得体。机关应用文的语言要和作者的身份、读者对象、所要达到的目的，以及客观环境和谐一致，恰到好处。说什么，不说什么，说到什么程度，用什么语气，选择什么词汇，都要考虑最后的效果。过去曾有一段时期，在我们党和国家领导人接待外宾的通讯报导中，常常使用“接见”两个字，周恩来总理看后，指示记者改成“会见”，即双方会见。这就避免了使外宾有我们居高临下的不愉快感觉，体现了大小国家一律平等的精神，改得非常得体。

要做到得体，还应当和所写的文件的体例相符。报喜祝捷要热烈欢快，颁布政策法令应庄重严肃，批驳错误观点要有理有力，提出希望要求应平和委婉等。比如，请示性公文，用语要谦恭，讲究礼貌，结尾多使用“望”、“请”、“给以指示”等等，以表示下级对上级的尊重。不能用“必须”、“如此”之类很硬、很大的口气。而指示，则要严谨、周密、明确，不能写成乞求式的文章。命令的用语，则必须斩钉截铁，毫不含混，避免出现依违两可的毛病，等等。

三是确切。机关应用文多是用来反映情况、指导工作的，一词一句，一个概念，都必须有确定的含义，只能有一种解释，不能有多种解释；更不能给那些善于从文件上找空子的人，留下各取所需的漏洞。如果我们的文件使人读了产生歧义，那就必然造成思想混乱，给工作带来损失。要做到这一点，在用词上应从两个方面下功夫：

首先，词的内涵必须清晰。比如“叛徒”是叛变革命，为敌人效劳者。但“文化大革命”期间，许多同志仅仅是历史上被捕被俘过，或为了工作，打入敌人内部，也被说成“叛徒”，甚至把所谓“路线错误”也说成“叛徒”，这就从根本上混淆了敌我。又如一篇简报说：“王竟然在会上公开批评领导，造成很坏影响。”领导为什么不能公开批评?怎么批评一下就造成很坏影响?如批评得对，就应支持，即使批评错了，也在所难免，说成“很坏影响”，也是不妥的。一查事实，原来是“公开地无理顶撞”，写成“批评”，就把事实歪曲了。

其次，对词的外延必须作适当的必要的限制。这是语言确切必不可少的。如鲁迅先生临终前，留下的遗嘱中有“万不可去做文学家和美术家”，很难使人理解，他便在“文学家和美术家”前面，加了“空头”二字，变成了流传于世的至理名言。又如，“学生会要支持学生的要求”，也不妥当。要求有合理的、不合理的，正当的、不正当的，不能凡要求都支持，应在“要求”前面加