论信息和通信技术在全球虚拟团队中的作用

论信息和通信技术在全球虚拟团队中的作用

摘要：全球虚拟团队是一个分布在国际间的、为共同目标而工作的组群，该组群执行的是非例行的暂时性工作，组群依靠信息和通讯技术进行交流和信息共享。在全球性组织中应用ict却增加了团队协作的复杂性，并且可能对团队效能造成影响。
，一站在手，写作无忧
关键词：信息和通讯技术；全球虚拟团队；跨国公司

（一）全球虚拟团队的兴起

信息和通讯技术（informationandmunicationtechnology,ict）、多元文化的劳动力以及各种正在急剧变化着的、旨在提高员工参与性的组织结构设计方法使得现代的组织机构正面临着许多重大的挑战。在这些新的组织结构设计方法中，最为重要的进展之一是团队结构（teambasedstructure）的实施。虚拟组织（virtualorganization）（davidow%26amp;malone,1992）就是新的有机组织结构方案的代表。虚拟组织的组成模块是虚拟团队（virtualteams）（wong%26amp;burton,）。在跨国组织中，这些全球虚拟团队（globalvirtualteams,gvts）的成员一般分散在世界各地（lipnack%26amp;stamps,1997）。全球虚拟团队是一个分布在国际间的、为共同目标而工作的组群，该组群执行的是非例行的暂时性工作，组群依靠信息和通讯技术进行交流和信息共享。

gartner公司的研究表明，将来会有越来越多的工人参与到某种形式的远程电子工作中来（solomon,）。一项由mcdonough、kannn%26amp;barczak（）所进行的实证研究显示，虚拟团队的应用正在迅速增加。现代组织对gvts日益广泛的应用，为传统的管理理论和实践既创造了机遇，又带来了挑战。在一个组织中实施团队结构，特别是建立gvts，所带来的机遇是巨大的。借助于gvts，各组织可以将完成任务所需要的最佳的专业技能结合起来，而不必顾忌地理位置或者交通运输的限制，也不必考虑成本费用问题（kirkman、rosen,gibson、tesluk%26amp;mcpherson,）。这样，组织在应用gvts的的同时就能接触到更多的技能，并且可以缩短开发时间。因此人们认为这些团队能提高组织绩效、增进平等交流、提高雇员的参与性。在研发部门，gvts也被用于并行工程，后者有助于企业节省新产品的营销时间（carletta、anderson%26amp;mcewan,;bal%26amp;foster,;bal%26amp;gundry,1999;may%26amp;carter,;may、carter%26amp;joyner,;pawer%26amp;sharifi,1997）。

（二）ict应用和基础设施在全球虚拟组织中的应用

许多西方学者已经研究讨论过ict基础设施（ict’sinfrastructure）在gvts中的作用（malhotraetal.,;may%26amp;carter,;suchan%26amp;hayzak,）。一般而言，gvts在团队成员居住国家的限制下，以及技术基础设施能力制约下进行工作。suchan%26amp;hayzak（）强认为ict技术基础设施的可靠性对于虚拟团队的成功与否极为关键。

系统的基础设施可以是一项像lotusnotes那样的合作技术（suchan%26amp;hayzak,），或者是一项像互联网笔记本项目库那种专门为团队开发的技术（malhotraetal.,），或者是一个团队演示员（teamdemonstrator）（may%26amp;carter,）。因此，对于任何特定的gvt来说，团队基础设施的性质决定了技术采用问题的重要性。当一个gvt依赖于标准的、已被广泛接受的技术时，技术采用问题就不再必要了。技术基础设施为gvt成员提供了多种沟通渠道，并制定了规范（malhotraetal.,）。

（1）技术采用是许多全球虚拟团队研究关心的主要问题。

技术采用（technologyappropriation），也就是虚拟团队对技术的采纳和使用，是许多全球虚拟团队研究关心的主要问题。调适性结构化理论（desanctis%26amp;poole,1994）也许是团体和组织背景下应用得最为广泛的技术采用理论。该模型在majchrzaketal（）、maznevski%26amp;choduba（）以及quareshi（1998;）的研究中随处可见。不过，他们的研究对上述理论进行了修正，或者对其进行了一些改动，以描述虚拟团队对技术的采用。

技术采用模型的建立源于对一个成功的虚拟团队案例分析（majchrzaketal.,b）。这个模型反映的是一种结构上的调整，在调整中，通过组群的技术应用，三种结构来源（技术、组群和组织环境）的结合过程从既存结构演变为突现结构。这种结合过程并不是完全线性的，而是牵涉到许多无法予以论证的事件，这往往使失调现象暂时有所增加。但是，在这种的情况下，一个有趣的发现是，技术采用模型并没有像预期的那样，通过采用过程和三种结构的失调，致使团队增加对技术的使用。随着时间的增长，团队将适度地使用技术，在项目过程中，使用水平有高峰也有低谷，但是却从未显示出一贯的增长趋势（majchrzaketal.,）。这种理论融合了另外两个采用模型：一致性模型和调适性结构化理论（desanctis%26amp;poole,1994）。而qureshi（1998）认为存在三种类型的适应过程：技术适应、工作适应和社会适应。技术适应是关于技术使用方法学习的。工作适应涉及到各种组织所接受的各种规范和观念，这些组织与新的行为方式一起进入电子社会空间，而这些新的行为方式是伴随着相比ftf环境下更加正式的相互影响，以及政治色彩更弱的非正式相互影响而产生的。当价值观念、规范和观念随着时间的发展而产生出来，并且人们学会了依此而行动，社会适应就产生了。

（2）媒体选择是全球虚拟团队应用ict涉及的另外一个问题。

媒体选择（mediaselection）是gvt成员应用ict的另一个问题。如pauleen%26amp;yoong（）发现，电子邮件充当了虚拟团队的基础沟通方式，但是，为了方便起见，虚拟团队在更加非正式的沟通中使用聊天（icq）作为会话的一种方式。suchan%26amp;hayzak（）发现，声音邮件和lotus数据库是团队用来进行沟通的主要技术。对视频会议的回避可以用缺少良好的技术基础设施来部分地予以解释，另外一部分的解释在于这样一个事实，即团队成员感到“我们对彼此已经足够了解，以至于我们不再需要视频。当珍妮为某事而犹豫不决时，我没有必要看见她的脸”（suchan%26amp;hayzak,）。媒体选择在这个团队中被视为是一项工作；因此，在每一天开始时都要制定媒体战略。majchrzaketal.
（a）对不同任务下的技术使用作了研究，他假设“当一个分散的虚拟团队在执行高度模糊的任务时，成员们将更多地使用个人媒体而不是ct媒体（ctbasedmedia）；但是当任务模糊程度降低时，成员们却将更多地使用ct”（majchrzaketal.,）。他们发现，就像人们所认为的那样，对于比较含糊的工作，团队成员倾向于使用面对面媒体和电话，而对于比较常规性的工作，他们更加倾向于使用同步合作技术。然而，团队成员显然也有能力适应模糊任务所需要的技术，如在他们工作的第一阶段，头脑风暴是在ftf会议中进行的，而以后却是通过使用合作技术来实现的。robeyetal.（）在一项对使用各种媒体（包括电话、声音邮件、传真、电子邮件、视频会议和ftf会议）的虚拟团队的研究中，分析了虚拟团队内远程沟通媒体的选择，该研究并没有使用专用群件。媒体选择建立在紧急性强、个人偏好、文件管理以及使用便利的基础上，但是个人的选择并不相同。然而，ftf会议对团队成员的社会联系的影响更大。

maznevski%26amp;chudoba（）对媒体选择行为的观测与媒体丰富性理论是一致的，但是他们并没有找到讯息特征和媒体选择之间的确切的一致性，这意味着社会环境在媒体选择中的作用非常重要，团队结构特征的影响也非常重要。这些结构特征是决定组群过程的结构因素。案例分析中的三个团队显示出的结构特征是：技术（可得性、丰富性、社会存在性、可接受性）、任务（必要的互相依赖性、复杂性）、组织（组织文化、组织结构）和组群（所跨界限、成员经历、成员背景）。他们强调，任务的相互依赖性越高，可能发生的沟通事件就越多。另外，他们认为，由于讯息的复杂性增加了边界、文化、组织和所跨专业的数量，在跨越上述界限时，需要运用更加丰富的媒体。有一项实证研究涉及到64个团队，其重点在于技术对于团队绩效的影响（barker,）。四个团队使用不同的同步合作技术：仅文本（tetonly）、仅音频（audioonly）、文本加视频（tetwithvideo）以及音频加视频（audiowithvideo）。结果发现，文本组群和音频组群的任务完成质量不相上下，视频与音频的结合却提高了团队绩效。

（三）便于理解gvts所面临的机遇和挑战的ict应用的理论

下面阐述以沟通和信息共享为目的的ict应用的理论，因为这些理论能更好地理解gvts所面临的机遇和挑战。

关于团队成员间以沟通为目的的计算机使用的理论包括媒体丰富性理论（mediarichnesstheory）（daft%26amp;lengel1986;daftetal.,1987;lengel%26amp;daft,1988）、社会影响理论（socialinfluencetheory）（schmitz%26amp;fulk,1991）、社会存在理论（socialpresencetheory）（sproull%26amp;keisler,1986）以及社会行为理论（socialactionframework）（ngwenyama%26amp;lyytinen1997）。fulk%26amp;boyd（1991）对个人和团体应用计算机和信息技术进行沟通的理论作了研究。这些理论并不把icts看成是一种用于完成工作任务的任务技术，而是将其视为一种沟通技术，这种技术为团队成员之间的沟通服务，并且是团队过程的一部分。因此，就像沟通一样，icts对于过程收益和过程损耗有着极为重要的影响，对于团队效能也起着明显的作用。

（1）媒体丰富性理论

媒体丰富性理论认为，一个媒体传达的信息越多，沟通就将变得越丰富（daft%26amp;lengel1986;daftetal.,1987;lengel%26amp;daft,1988）。该理论还认为，从本质上讲，媒体具有从最贫乏的到最丰富的等级性质：面对面、电话、书面的有特定对象的文件、无特定对象的文件（daft%26amp;lengel1986;daftetal.,1987;lengel%26amp;daft,1988）。信息渠道容量受四个标准的影响：（1）同时处理多种信号的能力，包括实体存在、声音的感染力、肢体手势、语言、数字和图表符号；（2）建立双向沟通和接收即时反馈的能力；（3）建立个人焦点的能力；（4）使用多种语言的能力。daft%26amp;lengel（1986）以及daftetal.（1987）在传统媒体渠道的基础上建立了这一理论，并且他们没有将icts包括进媒体渠道。但是，他们声称，运用相同的标准，根据渠道的丰富性，视频会议、电视会议以及电